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Cómo extraer más valor en Compras con herramientas digitales y analytics

Por Pierre de la Boulaye, Pieter Riedstra, y Peter Spiller

Conozca nuevas posibilidades en herramientas digitales y de analytics para alcanzar nuevos niveles de desempeño en Compras

Para muchas empresas, el big data1 y los advanced analytics tendrán implicancias profundas, ya sea mejorando la toma de decisiones basada en datos, ya sea ayudando a empresas a generar nuevos insights o permitiendo que ellas colaboren, apropiadamente, con proveedores y también internamente entre áreas. Imagine un equipo de compras tan conectado a toda la base de proveedores que resulte en un acceso profundo a todos los datos relevantes sobre estructuras de costos, disponibilidades, plazos, riesgos financieros y operativos y métricas de servicio y calidad. Este equipo de compras estaría en una posición inmejorable para negociar precios correctos, ajustar instantáneamente su propia planificación o cambiar a proveedores alternativos en caso de escasez de compras. Podría incluso ayudar proactivamente a sus proveedores a corregir temas de calidad, detectando problemas antes e identificando sus causas-raíz con mayor precisión. ¿Qué profesional de compras no se entusiasmaría de poder trabajar con este tipo de recursos?

Muchos ejecutivos de compras que ya aplicaron palancas comerciales y de demanda más tradicionales están convencidos de que big data y advanced analytics son la clave para mejoras reales y significativas en el desempeño de compras. Recientemente, realizamos una encuesta con diversos ejecutivos de compras de varias regiones del mundo para que cuantificaran el impacto probable de corto y mediano plazo de sus programas de compras digitales. En promedio, sus expectativas incluyen ahorros anuales 40% superiores, dedicando de 30 a 50% menos de tiempo a sourcing transaccional y con una reducción de 50% de la denominada “fuga de valor” desde la negociación hasta la compra efectiva de materiales y servicios.

Pero los ejecutivos de compras también se preguntan cuáles de las nuevas soluciones digitales de compras proporcionarán mayor valor real a sus empresas, principalmente a corto plazo. ¿Cuál de los muchos proveedores de software de compras digitales conseguirá cumplir sus promesas? ¿Cuáles deberían ser los criterios para que su empresa adoptara soluciones de compras digitales?

En el futuro, la función de compras deberá crear valor a partir de diversos softwares y aplicaciones. Creemos que la función de compras se encuentra en la actualidad en el medio de diversos flujos de datos internos de la empresa y sus proveedores. Los gerentes de compras trabajan con datos históricos y futuros sobre gastos y utilización, generados por los sistemas de planificación (ERPs) y de previsión de demanda. Reciben especificaciones de productos proporcionadas por las áreas de ingeniería, ay además monitorean la adherencia a contratos, el comportamiento de facturación y el desempeño de los proveedores y general perfiles y scorecards de proveedores. Compras también utiliza diversas fuentes de datos externos, tales como informaciones sobre commodities, tipos de cambio y de inflación, informaciones tributarias y tarifarias y datos sobre la solvencia de los proveedores.

Pero, ¿cómo crean las empresas valor real a partir de esos datos? En un mundo cada vez más digital y en el que nuevas soluciones llegan al mercado todos los días, muchos ejecutivos de compras luchan para separar la paja del trigo. En este artículo, intentamos organizar esta discusión y proporcionar una estructura simple para que los profesionales de compras reflexionen sobre la creación de más valor por medio de compras digitales y advanced analytics.

Los softwares y aplicativos de compras que constituirán una real diferencia en la calidad de compras se dividen en dos grandes bloques: 1) identificación y creación de valor y 2) disminución de la fuga de valor (Cuadro 1).

IDENTIFICACIÓN DE VALOR

De manera resumida, las herramientas que ayudan en la identificación de valor son aquellas que dan soporte al proceso de sourcing estratégico. También pueden sub-dividirse en aquellas que mejoran la visibilidad de gastos y otras que posibilitan el sourcing colaborativo avanzado.

Visibilidad de los gastos

Inteligencia avanzada de gastos. Las herramientas que mejoran significativamente la visibilidad de los gastos se basan en soluciones que extraen datos históricos y granulares de pedidos de compra y facturas y crean el “cubo de gastos”, una visión detallada y en tiempo real de todos los gastos de la empresa. La existencia de sistemas fragmentados hace que muchas empresas multinacionales y con multiplicidad de unidades de negocios tengan dificultades en crear incluso los “cubos de gastos” más simples. Algunas empresas, sin embargo, ya automatizan la limpieza y la clasificación de datos por medio de algoritmos que utilizan inteligencia artificial y machine learning, de donde consigue extraer valor e insights significativos.

Entendemos que las soluciones disponibles actualmente se alimentan con fuentes de datos adicionales y la inclusión de indicadores de desempeño básicos para categoría de compras. Por ejemplo, nuevas herramientas serán capaces de generar benchmarks automatizados de precios y de especificaciones de varias unidades de negocio como, por ejemplo, análisis de posibles arbitrajes de precios o grupos de gestión de facilities, administración de instalaciones por metro cuadrado y por persona, entre otros ejemplos diversos. Los precios podrán correlacionarse con índices de costo de materiales o con especificaciones de productos, por medio del linear performance pricing (LPP, determinación de precio linear por desempeño). Los gerentes de compras tendrán paneles de control generados automáticamente para ayudar en la identificación y captura de oportunidades de sourcing. Finalmente, al vincular en tiempo real el “cubo de gastos” a los presupuestos y datos de planificación, las nuevas soluciones ayudarán a las empresas a que encuentren el “Santo Grial” de compras: economías que pueden monitorearse directamente en los presupuestos y en los estados de resultados.

Collaborative and advanced sourcing

Soluciones de análisis de categorías. Muchas de las herramientas más avanzadas de análisis de categorías ya están bastante estandarizadas, como, por ejemplo, los cálculos de LPP o del costo total de la propiedad (TCO) para grandes volúmenes de piezas semejantes, como prendedores o motores. Cada vez más, estos análisis se codificarán en software o en aplicaciones. Estas soluciones de categoría crearán de manera rutinaria los análisis definidos y señalizarán automáticamente las mejoras potenciales y las palancas necesarias para capturarlas.

Además, veremos una serie de soluciones para categorías más complejas que hacen un uso intensivo de datos, tales como logística, viajes, telecomunicaciones, mano de obra temporal o flete. Estas soluciones usarán conjuntos de datos enormes y permitirán la realización de un conjunto de análisis definidos para la identificación de palancas y potenciales de mejora. Las herramientas de optimización de flete ya funcionan de esa forma, por ejemplo: ellas almacenan datos sobre rutas y precios de centenares de proveedores para identificar cuáles son las combinaciones de proveedores y rutas que tienen el menor costo. También pueden indicar cambios en la demanda, por ejemplo, no usar remesas exprés los viernes, considerando que las mercancías solamente se entregarán el lunes. Una gran empresa de manufactura consiguió reducir sus costos totales de flete aéreo en el 25% utilizando una solución de optimización de costos de flete.

Análisis cleansheet y should-cost. Saber cuánto debería costar una pieza o servicio (should cost) si fuera producido con la máxima eficiencia y eficacia es fundamental para negociaciones con proveedores. El enfoque de cleansheet utilizado para calcular esos costos también puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro a partir de cambios en el diseño o en la cadena de valor de un producto.

Las herramientas de cleansheet incluyen aplicaciones de flujo de trabajo para elaborar cálculos complejos, estimar diferentes áreas de costo (por ejemplo, maquinado, logística o costos directos) y asegurar modelos de costos estandarizados con bibliotecas de modelos típicos y factores de costo (por ejemplo, niveles salariales, índices de precios de materias primas, tipos de cambio). Esperamos que esas herramientas reduzcan el costo de productos o servicios en hasta el 40%, al mismo tiempo en que reducen el time-to-market de nuevos productos.

CREACIÓN DE VALOR

Las herramientas que ayudan en la creación de valor son aquellas que posibilitan el sourcing colaborativo avanzado.

Portal del flujo de trabajo en estrategias de categorías. Aunque muchos sistemas ofrezcan soporte a procesos de compras transaccional, en la actualidad hay poquísimas soluciones de flujo de trabajo que dan soporte a la generación de estrategias de categoría de compras y a la identificación sistemática de palancas de economía. Están surgiendo algunas soluciones que consiguen orientar a los gerentes de compras a lo largo de un proceso estructurado y que incluyen cada paso de la creación de la estrategia de categoría: entendimiento de la demanda, análisis del mercado, generación y medición de economías. Se convocarán automáticamente reuniones de alineamiento con equipos multifuncionales para evaluar puntos específicos y etapas de proyectos y todas las ideas y palancas se almacenarán y monitorearán hasta las etapas finales de la implementación y captura.

Esas soluciones de flujo estructurado de trabajo permitirán que los equipos colaboren de diversas formas: archivos compartidos, fórums, charlas y llamadas con video, y que los ejecutivos acompañen en tiempo real las actividades y el impacto de los gerentes de compras. Además, como sirven de repositorios estructurados para todos los análisis realizados y todos los insights generados durante el desarrollo de las estrategias, esas soluciones también harán casi automática la preparación de documentos de estrategia de categoría y de paquetes de negociación.

Al aplicar las herramientas más avanzadas disponibles hoy día, hemos visto empresas que redujeron el tiempo en el desarrollo de estrategias de compras en casi el 30% y que aumentaron significativamente la profundidad de los insights y del impacto generado por los equipos de compras. En un programa piloto reciente, los equipos superaron sus metas iniciales de economía en un promedio del 20%.

Rayos-X de proveedores. Los rayos-X de proveedores es una solución que reúne datos relevantes para compras, tales como costos, plazos de entrega, capacidades, existencias y riesgos a lo largo de toda la cadena de valor. Las fuentes de datos para ese tipo de solución incluirán los sistemas propietarios de los aliados de la cadena de valor, así como datos estructurados de terceros y feeds no estructurados de internet provenientes de varias fuentes diferentes, todos reunidos en tiempo real en las múltiples capas de la cadena de suministro de una empresa. Muchos de los elementos de este enfoque ya existen, incluyendo soluciones de webscreening proyectadas para mejorar la gestión de riesgo de los proveedores, así como redes y comunidades online de proveedores. En el futuro, esperamos ver una convergencia de tales soluciones, lo que acabará por ofrecer una capacidad de visualizar a los proveedores en diversos niveles que actualmente solo existe en los sueños de las empresas.

Eventos de e-sourcing: licitaciones, catálogos y subastas electrónicas. Las herramientas electrónicas de sourcing existen desde hace más de una década y tuvieron una gran evolución en ese período. La mayoría de los proveedores de soluciones ofrecen ahora paquetes incluyendo diversas de esas herramientas, juntamente con análisis de gastos y otras funcionalidades más avanzadas. Esperamos que los avances futuros más significativos vengan de modelos analíticos automatizados y de la mejora de la interfaz del usuario que, de acuerdo con nuestra experiencia, es el factor más importante para facilitar la adopción. Las soluciones futuras ofrecerán análisis mucho más sofisticados, tales como comparaciones de ofertas y optimizaciones avanzadas, alimentadas por planillas, modelos y conjuntos de análisis más incluyentes y específicos para cada categoría. El aumento de la capacidad analítica y la facilidad de uso de esas soluciones aumentará significativamente la penetración de eventos de e-sourcing optimizados y administrados de forma altamente digital.

Colaboración entre proveedores. Este tipo de herramienta facilitará el intercambio de informaciones y la interacción entre compradores y sus proveedores, además de áreas de investigación y desarrollo. Ellas actuarán como redes sociales entre empresas y su base de proveedores, permitiendo la optimización de costos de punta a punta, con interacciones más rápidas y acceso más amplio a innovaciones externas.

EVITANDO LA FUGA DE VALOR

Las herramientas para evitar pérdidas o fuga de valor incluyen ERPs y sistemas transaccionales para administrar el proceso procure-to-pay, integrando compras a cuentas a pagar y a sistemas de gestión de desempeño.

Procure-to-pay

Gestión del ciclo de vida de contratos. Para muchas empresas, especialmente las que tienen presencia global, la fuga de valor todavía es una de las principales fuentes inexploradas de impacto en compras. Herramientas avanzadas de gestión de compliance actuarán como un fuerte gatekeeper, examinando cada transacción de compra, sean ellas de sistemas estructurados (como ERPs) o de fuentes no estructuradas (como facturas o gastos) para identificar y cuantificar las fugas de valor y sugerir provisiones activas para eliminarlas. Las compras realizadas por medio de canales errados se identificarán a priori (por herramientas procure-to-pay) o a posteriori (durante el pago de las facturas).

Eso será especialmente útil en el caso de contratos de gran porte y valor elevado que, por lo general, se rigen por estructuras legales complejas y decenas de acuerdos individuales de línea de servicio y KPls. Los sistemas futuros extraerán automáticamente todas esas cláusulas de los contratos por medio de máquinas lectoras y las compararán con flujos continuos de facturas, actividades de proveedores y datos de desempeño. Los gestores de categorías, los compradores y los dueños de empresas recibirán alertas sobre violaciones compliance y su impacto sobre los negocios. El valor en juego aquí es enorme, considerándose el grado de fuga de valor durante el período de vigencia de un contrato típico y el alto nivel de esfuerzo manual actualmente aplicado a la gobernanza de contratos.

Flujo de trabajo del proceso procure-to-pay. Las soluciones procure-to-pay estaban entre las primeras herramientas digitales disponibles para dar soporte a las actividades tácticas y operativas de compras. Desde su introducción, en el inicio de la década pasada, tuvieron una gran evolución en términos de funcionalidad y cubren un espacio cada vez mayor del proceso de punta a punta, desde el sourcing hasta el pago de proveedores, llegando a la gestión de solicitudes y áreas adyacentes, como la gestión de gastos.

Las herramientas procure-to-pay del futuro usarán gran cantidad disponible de datos de transacciones, pedidos y facturas para permitir la generación de valor incluso en actividades operativas básicas. Ellas permitirán la identificación de estándares de pedidos para compras recurrentes, reduciendo el tiempo de procesamiento y promoviendo el uso de modelos estandarizados de pedido, por ejemplo. También identificarán automáticamente a proveedores potenciales en categorías no cubiertas por contratos o catálogos, favoreciendo a compradores de gastos más operativos al crear mayor competición y agilidad en el proceso.

Los sistemas de compras serán interconectados a los de los proveedores para la transmisión de pedidos y facturas digitales, eliminando la necesidad de verificación de facturas. El recibo de bienes y valores de monitoreará automáticamente por medio de chips de identificación por radiofrecuencia (RFID), códigos de respuesta rápida (QR) y otras técnicas automatizadas. Todo eso sucederá cada vez más en la nube, permitiendo conectividad ininterrumpida y reducción significativa del tiempo y esfuerzo de procesamiento, promoviendo su adopción por el personal de compras y de la empresa en general.

Soluciones de categoría procure-to-pay. Soluciones avanzadas de plataformas que trabajan desde la solicitud hasta la orden diseñadas específicamente para administrar la complejidad del procure-to-pay en categorías específicas como trabajo temporal, viaje...

MEDICIÓN DEL VALOR

Gestión del desempeño

Gestión del desempeño de los proveedores. Los sistemas de gestión del desempeño de los proveedores se integrarán con los rayos-X de los proveedores anteriormente descritos. Esos sistemas suministrarán informaciones en tiempo real sobre el desempeño de los proveedores y sus fallos, juntamente con cuestiones previstas de costo, calidad o plazo. También se conectarán con sistemas automatizados de monitoreo del nivel y alcance de los servicios y ofrecerán funcionalidad integrada de gestión de cobros. La disponibilidad de esas informaciones permitirá que los gerentes de categoría actúen de manera más rápida y decisiva cuando se presente un problema y les proporcionarán las informaciones necesarias para alentar, u obligar, a los proveedores a mejorar.

Gestión del desempeño de procurement. Medir el desempeño de la organización de procurement, como un todo y en el ámbito de cada categoría, es la última aplicación en la que vemos gran potencial de mejora con el uso de herramientas digitales. Sistemas como el portal del flujo de trabajo en estrategias de categorías anteriormente descrito registrarán todas las actividades del equipo de sourcing estratégico y las ideas sobre cómo economizar se acompañarán en paralelo. Tales informaciones permitirán que el director de procurement supervise y administre el progreso y los resultados, hasta el nivel de las tareas de un gerente de categoría, si fuera necesario. Las soluciones futuras de flujo de trabajo incorporarán esos recursos para administrar, en tiempo real, el desempeño de grupos, categorías e individuos.

CÓMO ENCONTRAR VALOR REAL

Para decidir cuáles de esas soluciones son las más adecuadas, las empresas deben entender las palancas de valor específicas ofrecidas por cada una y evaluar su potencial impacto sobre los procesos y equipos. Entre esas palancas de valor están las siguientes: mayor eficiencia por transacción, insights de nivel superior que llevan a mejores resultados en negociaciones y riesgos menores en función de mejores previsiones. Muchas aplicaciones manejan diversas palancas de valor al mismo tiempo, aunque en grados variados (Cuadro 2). El impacto final de cada palanca también variará de empresa para empresa dependiendo, por ejemplo, de los volúmenes de transacciones, de las categorías de sourcing, de la sofisticación de los empleados y de otros procesos existentes.

Para determinar cuáles son los aplicativos con mayor potencial de creación de valor, es necesario que las palancas y las aplicaciones asociadas combinen con especificaciones de la empresa. Por ejemplo, empresas cuya mayor parte de gastos sea en las áreas de logística, flete y MRO pueden beneficiarse de herramientas y modelos sofisticados de optimización para esas categorías específicas. Empresas que compran centenes de miles de SKUs y que tienen que administrar variaciones de precios y cláusulas contractuales en todo el espectro de SKUs harían bien en considerar soluciones automatizadas de control de las fugas de valor.

Vemos tres áreas como puntos naturales desde donde iniciar la jornada para obtener los beneficios de la digitalización de punta a punta, del advanced analytics y de la automatización. Primero, las empresas deben realizar un diagnóstico completo de las herramientas de sourcing disponibles actualmente. Segundo, deben confirmar la necesidad de actuar con base en un conjunto claro de KPls. Finalmente, deben tener un claro entendimiento de las oportunidades en juego, tanto con relación a las herramientas y soluciones existentes como de aquellas que se desarrollarán.


¿Estas nuevas herramientas automatizarán el trabajo de los gerentes de categoría o de los compradores del futuro? Creemos que la respuesta correcta es exactamente la opuesta. Varias de las herramientas que se describen en este artículo hacen posible análisis más completos e investigaciones profundas para crear mayor impacto. Esas herramientas solamente revelarán su verdadero valor en las manos de profesionales capaces. Por lo tanto, las empresas deben comenzar ahora a desarrollar el talento necesario y a explorar las promesas de las soluciones del procurement digital. Muchas herramientas todavía están en una fase inicial de desarrollo. En última instancia, es solamente probando y construyendo a partir de los éxitos iniciales que los directores de procurement podrán determinar cuáles son las soluciones de procurement digital que los ayudarán a crear el próximo nivel de valor para la empresa.

Sobre el/los autor(es)

Pierre de la Bouleye es socio asociado de la oficina de McKinsey en París, Pieter Riedstra es socio experto de la oficina de Denver, Peter Spiller es socio experto basado en la oficina de Frankfurt, Henrique Teixeira essocio experto de la oficina de São Paulo y Fabio Domenech es ExpertoSénior de la oficina de São Paulo

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