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Como extrair mais valor em Compras com ferramentas digitais e analytics

Por Pierre de la Boulaye, Pieter Riedstra, e Peter Spiller
Como extrair mais valor em Compras com ferramentas digitais e analytics

Conheça novas possibilidades em ferramentas digitais e de analytics para atingir novos níveis de desempenho em Compras

Para muitas empresas, big data 1 e advanced analytics terão implicações profundas, seja elevando a tomada de decisões baseada em dados para um novo patamar, seja ajudando empresas a gerar novos insights ou permitindo que elas colaborem na medida certa com fornecedores e internamente entre áreas. Imagine uma equipe de Compras tão conectada a toda a base de fornecedores que resulte em profundo acesso a todos os dados relevantes sobre estruturas de custo, disponibilidades, prazos, riscos financeiros e operacionais, e métricas de serviço e qualidade. Esta equipe de Compras estaria em ótima posição negociar os preços corretos, ajustar instantaneamente o próprio planejamento ou mudar para fornecedores alternativos em caso de escassez de compras. Poderia até mesmo ajudar proativamente seus fornecedores a corrigirem questões de qualidade, detectando problemas mais cedo e identificando suas causas-raiz com maior precisão. Qual profissional de compras não ficaria entusiasmado em poder trabalhar com este tipo de recursos?

Muitos Executivos de Compras que já aplicaram alavancas comerciais e de demanda mais ortodoxas estão convencidos de que o big data e o advanced analytics contêm a chave para melhorias reais e significativas no desempenho de Compras. Fizemos recentemente uma pesquisa com vários Executivos de Compras de várias regiões do mundo, para que quantificassem o provável impacto de curto e médio prazo de seus programas de Compras digitais. Em média, suas expectativas incluem economias anuais 40% maiores, com 30 a50% a menos de tempo gasto em sourcing transacional e uma redução de 50% da chamada “fuga de valor” desde a negociação até a compra efetiva de materiais e serviços.

Contudo, os Executivos de Compras também se perguntam quais das novas soluções digitais de Compras trarão valor real para suas empresas, principalmente no curto prazo. Quais dos muitos fornecedores de software de Compras digitais conseguirão cumprir suas promessas? Quais deveriam ser os critérios para sua empresa adotar soluções de Compras digitais?

No futuro, a função de Compras deverá criar valor a partir de diversos softwares e aplicativos. Acreditamos que a função de Compras está hoje na encruzilhada de vários fluxos de dados internos da empresa e seus fornecedores. Os gerentes de Compras trabalham com dados históricos e futuros sobre gastos e utilização, gerados pelos sistemas de planejamento (ERPs) e de previsão de demanda. Eles recebem especificações de produtos fornecidas pelas áreas de Engenharia, assim como monitoram a adesão a contratos, o comportamento do faturamento e o desempenho dos fornecedores, e geram perfis e scorecards de fornecedores. Compras também utiliza diversas fontes de dados externos, como informações sobre commodities, taxas de câmbio e de inflação, informações tributárias e tarifárias, e dados sobre a solvência dos fornecedores.

Mas como as empresas criam valor real a partir desses dados? Em um mundo cada vez mais digital e no qual novas soluções chegam ao mercado todos os dias, muitos Executivos de Compras lutam para separar o joio do trigo. Neste artigo, tentamos organizar esta discussão e fornecer uma estrutura simples para profissionais de Compras refletirem sobre a criação de mais valor por meio de Compras digitais e advanced analytics.

Os softwares e aplicativos de Compras que farão diferença real na qualidade de Compras dividem-se em dois grandes blocos: 1) identificação e criação de valor e 2) diminuição da fuga de valor (Quadro 1).

IDENTIFICAÇÃO DE VALOR

De forma resumida, as ferramentas que ajudam na identificação de valor são aquelas que suportam o processo de sourcing estratégico. Podem ainda ser subdivididas naquelas que melhoram a visibilidade de gastos e outras que possibilitam o sourcing colaborativo avançado.

Visibilidade dos gastos

Inteligência avançada de gastos - Ferramentas que melhoram significativamente a visibilidade dos gastos são baseadas em soluções que extraem dados históricos e granulares de pedidos de compra e faturas, e criam o “cubo de gastos” – uma visão detalhada e em tempo real de todos os gastos da empresa. A existência de sistemas fragmentados faz com que empresas multinacionais e com multiplicidade de unidades de negócios tenham dificuldades em criar até mesmo os cubos de gastos mais simples. Algumas empresas, entretanto, já automatizam a limpeza e a classificação de dados por meio de algoritmos que utilizam inteligência artificial e machine learning – de onde conseguem extrair valor e insights significativos.

Entendemos que as soluções atualmente disponíveis sejam alimentadas com fontes de dados adicionais e a inclusão de indicadores de desempenho básicos para cada categoria de Compras. Por exemplo, novas ferramentas serão capazes de gerar benchmarks automatizados de preços e de especificações de várias unidades de negócio, como por exemplo análises de possíveis arbitragens de preços ou custos de gestão de facilities, gerenciamento de instalações por metro quadrado e por pessoa – entre outros diversos exemplos. Preços poderão ser correlacionados a índices de custo de materiais ou com especificações de produtos, por meio do linear performance pricing (LPP, precificação de performance linear). Os gerentes de Compras terão painéis de controle gerados automaticamente para ajudar na identificação e captura de oportunidades de sourcing. Por fim, ao vincularem em tempo real o cubo de gastos aos orçamentos e dados de planejamento, as novas soluções ajudarão empresas a alcançarem o “santo graal” de Compras: economias que podem ser monitoradas diretamente nos orçamentos e nas demonstrações de resultados.

Soluções de análise de categorias

Muitas das ferramentas mais avançadas de análise de categorias já estão bastante padronizadas, como por exemplo os cálculos de LPP ou do custo total de propriedade (TCO) para grandes volumes de peças semelhantes, como presilhas ou motores. Cada vez mais, essas análises serão codificadas em software ou aplicativos. Essas soluções de categoria criarão rotineiramente as análises definidas e sinalizarão automaticamente as melhorias potenciais e as alavancas necessárias para capturá-las.

Além disso, veremos uma série de soluções para categorias mais complexas que fazem uso intensivo de dados, como logística, viagens, telecomunicações, mão de obra temporária ou frete. Estas soluções farão uso de conjuntos de dados enormes e permitirão a execução de um conjunto de análises definidas para a identificação de alavancas e potencial de melhoria. Ferramentas de otimização de frete já funcionam dessa maneira, por exemplo – elas armazenam dados sobre rotas e preços de centenas de fornecedores para identificar quais combinações de fornecedores e rotas têm o menor custo. Podem também indicar mudanças na demanda, por exemplo não usar encomendas expressas às sextas-feiras visto que as mercadorias só serão entregues na segunda-feira. Uma grande empresa de manufatura conseguiu reduzir seus custos totais de frete aéreo em 25%, utilizando uma solução de otimização de custos de frete.

Análises cleansheet e should-cost - Saber quanto uma peça ou serviço deveria custar (should cost), se produzido com a máxima eficiência e eficácia, é fundamental para negociações com fornecedores. A abordagem de cleansheet utilizada para calcular esses custos pode também ajudar a identificar oportunidades de economia a partir de mudanças no desenho ou na cadeia de valor de um produto

Ferramentas de cleansheet incluem aplicativos de fluxo de trabalho para elaborar cálculo complexos, estimar diferentes áreas de custo (por exemplo, usinagem, logística ou custos indiretos) e garantir modelos de custos padronizados com bibliotecas de modelos (por exemplo, níveis salariais, índices de preços de matérias primas, taxas de câmbio). Esperamos que essas ferramentas reduzam o custo de produtos ou serviços em até 40%, ao mesmo tempo em que reduzem o time-to-market de novos produtos.

CRIAÇÃO DE VALOR

As ferramentas que ajudam na criação de valor são aquelas que que possibilitam o sourcing colaborativo avançado.

Portal do fluxo de trabalho em estratégias de categorias

Embora muitos sistemas ofereçam suporte a processos de Compras transacional, existem hoje pouquíssimas soluções de fluxo de trabalho que dão suporte à geração de estratégias de categoria de Compras e à identificação sistemática de alavancas de economia. Estão surgindo algumas soluções que conseguem orientar os gerentes de Compras ao longo de um processo estruturado e que incluem cada passo da criação da estratégia de categoria: entendimento da demanda, análise do mercado, geração e medição de economias. Reuniões de alinhamento com equipes multifuncionais serão convocadas automaticamente para avaliar pontos específicos e etapas de projetos, e todas as ideias e alavancas serão armazenadas e monitoradas até as etapas finais da implementação e captura.

Essas soluções de fluxo estruturado de trabalho permitirão que equipes colaborem de diversas formas - arquivos compartilhados, fóruns, bate-papos e vídeo-chamadas - e que os Executivos acompanhem em tempo real as atividades e impacto dos gerentes de Compras. Além disso, como servem de repositórios estruturados para todas as análises realizadas e todos os insights gerados durante o desenvolvimento das estratégias, essas soluções também tornarão quase que automática a preparação de documentos de estratégia de categoria e de pacotes de negociação.

Ao aplicarmos as ferramentas mais avançadas disponíveis hoje, temos visto empresas reduzirem o tempo no desenvolvimento de estratégias de Compras em cerca de 30%, e aumentarem significativamente a profundidade dos insights e do impacto gerado pelas equipes de Compras. Em um recente programa piloto, equipes excederam suas metas iniciais de economia em 20% em média.

Raio-X de fornecedores - O Raio-X de fornecedores é uma solução que reúne dados relevantes para Compras, como custos, prazos de entrega, capacidades, estoques e riscos ao longo de toda a cadeia de valor. As fontes de dados para esse tipo de solução incluirão os sistemas proprietários dos parceiros da cadeia de valor, bem como dados estruturados de terceiros e feeds não estruturados da internet provenientes de várias fontes diferentes – todos reunidos em tempo real nas múltiplas camadas da cadeia de fornecimento de uma empresa. Muitos dos elementos dessa abordagem já existem, incluindo soluções de webscreening projetadas para melhorar a gestão de risco dos fornecedores, bem como redes e comunidades online de fornecedores. No futuro, esperamos ver uma convergência de tais soluções, o que acabará por oferecer uma capacidade de visualizar os fornecedores em diversos níveis, algo com que as empresas só podem sonhar hoje.

Eventos de e-sourcing: licitações, catálogos e leilões eletrônicos.

Ferramentas eletrônicas de sourcing existem há mais de uma década e evoluíram muito nesse período. A maioria dos fornecedores de soluções agora oferecem pacotes que incluem várias dessas ferramentas, juntamente com análises de gastos e outras funcionalidades mais avançadas. Esperamos que os avanços futuros mais significativos venham de modelos analíticos automatizados e da melhoria da interface do usuário – a qual, em nossa experiência, é o fator mais importante para facilitar a adoção. Soluções futuras oferecerão análises muito mais sofisticadas, como comparações de ofertas e otimizações avançadas, alimentadas por planilhas, modelos e conjuntos de análise mais abrangentes e específicos para cada categoria. O aumento da capacidade analítica e a facilidade de uso dessas soluções aumentará significativamente a penetração de eventos de e-sourcing otimizados e gerenciados de forma altamente digital.

Colaboração entre fornecedores - Este tipo de ferramenta facilitará o intercâmbio de informações e a interação entre compradores e seus fornecedores, além de áreas de pesquisa e desenvolvimento. Elas atuarão como redes sociais entre empresas e sua base de fornecedores, permitindo a otimização de custos de ponta a ponta, com interações mais rápidas e acesso mais amplo a inovações externas.

FERRAMENTAS QUE EVITAM A FUGA DE VALOR

Ferramentas para evitar perdas ou fuga de valor incluem ERPs e sistemas transacionais para gerenciar o processo procure-to-pay, integrando compras a contas a pagar e a sistemas de gestão da performance.

Procure-to-pay

Gestão do ciclo de vida de contratos. Para muitas empresas, especialmente aquelas com presença global, a fuga de valor ainda é uma das principais fontes inexploradas de impacto em Compras. Ferramentas avançadas de gestão de compliance atuarão como um forte gatekeeper, examinando cada transação de compra, sejam elas de sistemas estruturados (como ERPs) ou de fontes não estruturadas (como faturas ou despesas), para identificar e quantificar as fugas de valor e sugerir providências ativas para eliminá-las. Compras realizadas através de canais errados serão identificadas a priori (por ferramentas procure-to-pay) ou a posteriori (durante o pagamento das faturas).

Isso será especialmente útil no caso de contratos de grande porte e valor elevado, que geralmente são regidos por estruturas legais complexas e dezenas de acordos individuais de linha de serviço e KPls. Os sistemas futuros extrairão automaticamente todas essas cláusulas dos contratos através de máquinas leitoras e as compararão com fluxos contínuos de faturas, atividades de fornecedores e dados de performance. Gestores de categoria, compradores e donos de empresas serão alertados sobre violações de compliance e seu impacto nos negócios. O valor em jogo aqui é enorme, considerando o grau de fuga de valor ao longo da vigência de um contrato típico, e o alto nível de esforço manual atualmente aplicado à governança de contratos.

Fluxo de trabalho do processo procure-to-pay. As soluções procure-to-pay estão entre as primeiras ferramentas digitais disponíveis para dar suporte às atividades táticas e operacionais de Compras. Desde sua introdução no início da década passada, elas evoluíram muito em termos de funcionalidade e cobrem um espaço cada vez maior do processo de ponta a ponta – desde sourcing até o pagamento de fornecedores, chegando à gestão de requisições e áreas adjacentes, como a gestão de despesas.

As ferramentas procure-to-pay do futuro usarão grande quantidade disponível de dados de transações, pedidos e faturas, para permitir a geração de valor mesmo em atividades operacionais básicas. Elas permitirão que se identifique padrões de pedidos para compras recorrentes, reduzindo o tempo de processamento e promovendo o uso de modelos padronizados de pedido, por exemplo. Também identificarão automaticamente fornecedores em potencial, em categorias não cobertas por contratos ou catálogos, favorecendo compradores de gastos mais operacionais ao criarem maior concorrência e agilidade no processo.

Sistemas de compras serão interligados aos dos fornecedores para a transmissão de pedidos e faturas digitais, eliminando a necessidade de verificação de faturas. O recebimento de bens e serviços será monitorado automaticamente por meio de chips de identificação por radiofrequência (RFID), códigos de resposta rápida (QR) e outras técnicas automatizadas. E tudo isso acontecerá cada vez mais na nuvem, permitindo conectividade ininterrupta e redução significativa do tempo e esforço de processamento, além de promover sua adoção pelo pessoal de Compras e da empresa em geral.

Soluções de categoria procure-to-pay. Soluções avançadas de plataformas – que trabalham desde a requisição até a ordem – desenhadas especificamente para gerenciar a complexidade do procure-to-pay em categorias específicas como trabalho temporário, viagens etc.

FERRAMENTAS QUE MEDEM O VALOR

Gestão da performance

Gestão da performance dos fornecedores. Os sistemas de gestão da performance dos fornecedores serão integrados aos raios-x de fornecedores descritos acima. Esses sistemas fornecerão informações em tempo real sobre a performance dos fornecedores e suas falhas, juntamente com questões previstas de custo, qualidade ou prazo. Eles também se conectarão com sistemas automatizados de monitoramento do nível e alcance dos serviços, e oferecerão funcionalidade integrada de gestão de cobranças. A disponibilidade dessas informações permitirá que gerentes de categoria ajam de forma mais rápida e decisiva quando ocorrer um problema e lhes darão as ferramentas necessárias para encorajar – ou obrigar – os fornecedores a melhorar.

Gestão da performance de procurement. Medir a performance da organização de procurement – como um todo e no âmbito de cada categoria – é a última aplicação em que vemos grande potencial de melhoria com o uso de ferramentas digitais. Sistemas como o portal do fluxo de trabalho em estratégias de categorias, descrito acima, registrarão todas as atividades da equipe de sourcing estratégico e as ideias sobre como economizar serão acompanhadas em paralelo. Tais informações permitirão que o diretor de procurement supervisione e gerencie o progresso e os resultados – até ao nível das tarefas de um gerente de categoria, se necessário. Soluções futuras de fluxo de trabalho incorporarão esses recursos para gerenciar, em tempo real, a performance de grupos, categorias e indivíduos.

COMO ENCONTRAR VALOR REAL

Para decidir quais dessas soluções são as mais adequadas, as empresas precisam entender as alavancas de valor específicas oferecidas por cada uma e avaliar seu potencial impacto em processos e equipes. Entre essas alavancas de valor estão: maior eficiência por transação, insights de nível superior que levam a melhores resultados em negociações, e riscos menores em função de melhores previsões. Muitos aplicativos lidam com diversas alavancas de valor ao mesmo tempo, embora em graus variados (Quadro 2). O impacto final de cada alavanca também variará de empresa para empresa, dependendo, por exemplo, dos volumes de transações, das categorias de sourcing, da sofisticação dos funcionários e de outros processos existentes.

Para determinar quais aplicativos têm o maior potencial de criar valor, é preciso que as alavancas e os aplicativos associados combinem com especificações da empresa. Por exemplo, empresas cuja maior parcela de gastos seja nas áreas de logística, frete e MRO podem se beneficiar de ferramentas e modelos sofisticados de otimização para essas categorias específicas. Empresas que compram centenas de milhares de SKUs e que têm de administrar variações de preços e cláusulas contratuais em todo o espectro de SKUs fariam bem em considerar soluções automatizadas de controle das fugas de valor.

Vemos três áreas como pontos naturais de onde iniciar a jornada para obter os benefícios da digitalização de ponta a ponta, do advanced analytics e da automação. Em primeiro lugar, as empresas devem realizar um diagnóstico completo das ferramentas de sourcing atualmente disponíveis. Em segundo lugar, devem confirmar a necessidade de agir com base em um conjunto claro de KPls. Por fim, devem ter um claro entendimento das oportunidades em jogo, tanto em relação às ferramentas e soluções existentes como àquelas a serem desenvolvidas.

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Essas novas ferramentas automatizarão o trabalho dos gerentes de categoria ou dos compradores do futuro? Acreditamos que justamente o oposto é verdadeiro. Várias das ferramentas descritas neste artigo tornam possíveis análises mais completas e investigações mais aprofundadas, de modo a criar mais impacto. Essas ferramentas só revelarão seu verdadeiro valor nas mãos de profissionais capazes. Portanto, as empresas devem começar hoje a desenvolver o talento necessário e a explorar as promessas das soluções do procurement digital. Muitas ferramentas ainda estão em fase inicial de desenvolvimento. Em última instância, é somente experimentando e construindo a partir dos sucessos iniciais que os diretores de procurement poderão determinar quais soluções de procurement digital irão ajudá-los a criar o próximo patamar de valor para a empresa.

Sobre o(s) autor(es)

Pierre de la Bouleye é um sócio associado no escritório de McKinsey em Paris, Pieter Riedstra é sócio do escritório de Denver, Peter Spiller é sócio do escritório de Frankfurt. Fabio Domenech é o expert sênior responsável por Digital PSM na América Latina.