منذ بدء تفشي جائحة كوفيد-19، شهدنا تطبيق العديد من الشركات لأساليب عمل مرنة في محاولة لتحقيق تجربة عمل أفضل للموظفين، وتقليل الأعباء المالية المرتبطة بالمساحات المكتبية، بالإضافة إلى دعم تنفيذ عمليات أكثر استدامة. كشف استطلاع حديث أجرته شركة ماكنزي، الستار عن طريقة تعامل الشركات مع هذه الأساليب المرنة. تم إجراء هذا الاستطلاع على مدراء تنفيذيين وخبراء في مجال العقارات من خمسين شركة مختلفة. النتائج تشير إلى أن معظم هذه الشركات لم تستغل بعد إمكانيات العمل المرن بشكل كامل وإنما ركزت على تحقيق تقدم سطحي فقط وليس جوهري.
المزيد من الرؤى والتقارير من ماكنزي باللغة العربية
شاهد مجموعة المقالات الخاصة بنا باللغة العربية، واشترك في النشرة الإخبارية العربية الشهرية
واستفسرت الدراسة الاستطلاعية عن مدى نجاح الشركات في تنفيذ 12 ممارسة اعتبرتها ماكنزي عاملاً أساسياً في تشكيل استراتيجيات عمل هجينة فعالة ومستدامة (للمزيد من التفاصيل حول الدراسة، يُرجى الرجوع إلى قسم "منهجيتنا"). تكشف إجابات المشاركين عن توجه الشركات نحو استخدام البيانات والتكنولوجيا بشكل مدروس، وأنها تبذل جهدًا لفهم وتحديد أفضل الطرق للسماح للموظفين بالعمل بشكل فعال سواء كانوا موجودين في المكاتب الرسمية للشركة أو يعملون عن بُعد. إلا أن الشركات تواجه صعوبات في تحقيق التوازن بين العمل داخل المقر والعمل عن بُعد بطريقة تعزز الإنتاجية والكفاءة. بل وحتى الشركات التي تعتبر روادًا في تبني استراتيجيات متطورة، قد لا تكون قادرة على الاستفادة بشكل كامل من الفوائد المحتملة للعمل الهجين، مما يؤدي إلى تفويت فرص عديدة لتحسين الأداء وزيادة كفاءة النفقات، خصوصاً فيما يتعلق بالعقارات.
في هذا المقال، سنعمل على تقديم تحليل معمق للنتائج، بما يتضمن التعرف على النقاط القوية التي تتميز بها الشركات والمجالات التي يمكن تعزيزها وتطويرها. كذلك، سنلقي الضوء على الطرق التي يمكن من خلالها للأطراف المعنية أن تستفيد من بيانات الاستبيان، بما يُمَكّنهم من الإعداد والتخطيط لخطواتهم التالية وتحديد استراتيجياتهم. واستنادًا إلى خبرتنا، نرى أن الشركات التي تولي اهتماماً لدراسة وفهم كيف يتفاعل الموظفون مع بيئة العمل والمساحات المخصصة لهم داخل الشركة، وتحاول معرفة ما إذا كان هناك احتياجات معينة للموظفين لم يتم تلبيتها، تمتلك فرصة أفضل لاستثمار أموالها وتحقيق عوائد أعلى.
يمكن لأصحاب الأعمال الذين يعملون في مجال التطوير العقاري وإدارة العقارات أن يدعموا الشركات المستأجرة، وذلك عن طريق تقديم تجارب مبتكرة لمساحات العمل. كما يمكن لأصحاب العقارات أن يجذبوا شركات كبرى كمستأجرين، عبر توفير حلول وخدمات تجارية تُلبي الاحتياجات الحديثة، وألا يقصر دورهم على تقديم مساحات عمل فقط.
الشركات واكتشافاتها الجزئية لأسرار العمل الهجين
أظهرت النتائج المستخلصة من الاستطلاع أن الثلث الأول من الممارسات التي نعتبرها الأكثر فعالية، يتم تطبيقها بشكل مستمر في هذه الشركات (الثلث الأول من الممارسات هو قيام الشركات باستقصاء آراء الموظفين والتركيز على الاستدامة). فيما سجل الثلث الثاني من تلك الممارسات نسبة أقل من الأول، (الثلث الثاني يتمثل في استخدام التكنولوجيا المتقدمة في مكان العمل واعتماد أنظمة العمل عن بُعد) . فيما لم يتم استخدام الثلث الأخير من الممارسات حتى من قبل الشركات الرائدة (الثلث الأخير يتضمن تحليل وتقييم العمليات المختلفة في المؤسسة وقياس كفاءتها وجودتها)
لوحظ أن عدد قليل نسبيًا من الشركات استخدمت كل الأفكار والمزايا المتاحة لتحسين بيئة العمل، وهذا أمر غير متوقع بناءً على الفوائد المتاحة. فبعض الشركات تواجه صعوبة في تغيير العادات القديمة مثل الاعتقاد بأن العمل في المكتب هو مقياس النجاح. وبالنسبة للبعض الآخر، فقد يكون من الأسهل الاستمرار بالطرق التقليدية بدلاً من إعادة التفكير في طرق جديدة للعمل. إن إنشاء بيئات عمل جاذبة وشاملة يتطلب موارد كبيرة من المال وقيادة قوية. وعلى الرغم من صعوبة تبني جميع الممارسات الـ 12 المذكورة في الاستطلاع، إلا أن هناك بعض المزايا لابد من تحقيقها، والتي تتضمن توفير المصاريف العقارية المحتملة وتحسين رضا وأداء الموظفين
المهارات الأساسية التي تمكن الشركات من النجاح في سوق الأعمال
جميع الأشخاص المشاركين في الاستطلاع يتفقون تقريبًا على أن مؤسستهم قامت بإنشاء نظام لجمع آراء الموظفين حول تجربتهم في مكان العمل. وهذا يدل على أنهم يدركون أهمية تجربة الموظف الإيجابية.
واحد وأربعين مشاركًا يتفقون على أن شركاتهم تدرك أن هناك لحظات أو أحداث في بيئة العمل تكتسب أهمية كبيرة وأنه يجب التركيز عليها لتحقيق النجاح والتأثير الإيجابي في العمل . تساعد هذه الشركات الموظفين على اتخاذ قرارات ذكية حول الأوقات المناسبة للتواجد مع الموظفين في نفس المكان والزمان وتقوم بإعلام الموظفين عندما يكون زملاؤهم في المكتب أو متاحين للتواصل والتعاون. حيث تجد الشركات أنه من الأفضل تحديد اللحظات المهمة استنادًا على الاحتياجات الفعلية للعمل والفريق بدلاً من تطبيق قواعد صارمة لحضور المكتب في أيام محددة.
وأشار 37 مشاركًا على أن شركاتهم تستخدم تقنيات متقدمة في مكان العمل لتسهيل العمل من أي مكان، مثل مكالمات الفيديو والسبورات الرقمية. هذه التقنيات أصبحت أكثر أهمية خلال فترة الجائحة. ونتوقع أن يزداد استخدام وسائل التواصل والاتصال التي لا تتطلب التواجد في مكان واحد، بالإضافة إلى دمج تقنيات الواقع المعزز والواقع الافتراضي لتسهيل التواصل مع الزملاء بشكل أفضل.
يقول تقريبًا جميع المشاركين أنهم يأخذون في الاعتبار الاستدامة البيئية ومخاطر التغير المناخي عند اتخاذ قراراتهم المتعلقة بتجربة مكان العمل. يعكس هذا الأمر الوعي المتزايد بأهمية الحفاظ على البيئة في قطاع البناء، والذي يعتبر مسؤولًا مباشراً أو غير مباشر عن حوالي 40٪ من انبعاثات ثاني أكسيد الكربون في العالم.
استكشاف آفاق الديناميكية: التحديات التي تواجه الشركات في تحقيق التغيير
توصل الاستطلاع إلى أن هناك نقاط ضعف في استعداد الشركات للتغيير في مكان العمل. على سبيل المثال، يقول فقط ثلث المشاركين أنه يمكن تغيير مواقع العمل الفعلية لشركاتهم إذا تغيرت احتياجات العمل، مثل في حالات الاندماج والاستحواذ أو المنافسة الشديدة على المواهب. أقل من نصفهم يقولون أن لديهم إجراءات محددة لاختبار وتقييم الأفكار الجديدة قبل تنفيذها.
أفاد تسعة وعشرون مشاركًا بأنهم يشعرون بمستويات عالية من الوضوح بشأن أهداف تجربة مكان العمل في شركاتهم. هذه الوضوحية المرتفعة بشأن أهداف تجربة مكان العمل تمثل فرصة هامة للشركات، حيث إنها تتيح للشركات توفير رؤية واضحة للهدف الأساسي الذي تسعى لتحقيقه، وبالتالي تعزز استدامتها ونجاحها العام. وجود رؤية واضحة يمكن القادة من اختبار نهج محدد في تنفيذ العمل مثل العمليات والإجراءات المطبقة. يمكنهم أيضًا تحديد مواقع تنفيذ العمل، وتحديد مواعيد إنجاز الأعمال.
أكثر من نصف المشاركين يوافقون على أن استراتيجية تجربة مكان العمل لديهم تستند إلى مجموعة واسعة من المعلومات المترابطة. هذا يعني أن هناك نحو نصف الشركات التي لا تستخدم التحليلات المتقدمة لجمع المعلومات مثل أنماط التنقل والتركيبة السكانية وتصورات الموظفين. عدم استخدام تقنيات جمع المعلومات لتحليل تجربة مكان العمل، قد يُصعّب على الشركات التنبؤ بالاتجاهات الدقيقة، مثل عدد الموظفين الذين يتواجدون في المكتب بشكل أقل من الآخرين.
استراتيجيات العمل الهجين لم تنضج بعد
على الرغم من أن المؤسسات تدرك أن العمل الهجين هو الوضع الجديد الآن، إلا أن معظمها لم يتبنى بعد هذا المبدأ بشكل فعلي. هذه المبادئ تشمل إنشاء سياسات وإجراءات وإعداد وثائق تساعد الموظفين على فهم الطرق الأكثر فعالية للعمل في نظام العمل الهجين.
أكد 22 مشاركًا في الاستطلاع أن لديهم مدير تنفيذي مخصص لتجربة مكان العمل. وفقط 16 مشاركًا أفادوا بأن مؤسستهم تمتلك دليل إرشادي يوثق كيفية إنجاز العمل. هذا يعني أن هؤلاء المشاركين يفتقرون إلى خطوة مهمة في إنشاء رؤية موحدة لمكان العمل والتواصل بشأنها.
اتباع نهج موثق وجيد للعمل المرن والتنفيذ الناجح هو أمر أساسي للشركات الحديثة والمؤسسات التي نشأت بعد انتشار الوباء. قد يواجه بعض الشركات التقليدية والمعتمدة على المكاتب والشركات متعددة الجنسيات صعوبة في تطوير وتنفيذ أساليب العمل المرنة والتنفيذ الناجح، ولكن يجب على الشركة تحديد وتعريف رؤية واضحة لتجربة مكان العمل، بما في ذلك القيم والأهداف والمبادئ التوجيهية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتواصل الشركة بشكل فعال مع هذه الرؤية وتطبيقها في جميع جوانب الممارسات والسياسات والعمليات المتعلقة بمكان العمل، ويتطلب ذلك الاستثمار في التدريب والتطوير وتحسين الاتصال والتنسيق بين الفرق والإدارة.
تأثير تميز تجربة مكان العمل في تحسين استراتيجيات الاستثمار العقاري
في العموم، إذا قامت الشركة بتحويل جميع موظفيها من العمل في المكتب طوال الوقت إلى نموذج أكثر مرونة، يمكنها تحسين تجربة الموظفين وإنشاء مزايا عقارية. ومع ذلك، قد تفقد الشركات بعض هذه الفوائد بسبب بعض نقاط الضعف التي تم اكتشافها في الاستطلاع. وفيما يلي بعض الأمثلة على الفرص العقارية التي قد تصبح متاحة للشركات التي تكون استجابتها لتغيرات أنماط العمل عالية المستوى:
الغرض الواضح لمكان العمل
قد تجد الشركات التي أعلنت عن رؤية واضحة لخطة عملها المرنة أنه من الأسهل إلهام الموظفين للعودة إلى المكتب. ولكن يتعين على الموظفين معرفة سبب الحاجة إلى تواجدهم في الموقع وكيف يمكن أن يسهموا في نجاح الشركة. على سبيل المثال، أعادت شركة رائدة في مجال علوم الحياة تصميم مقرها الرئيسي بطريقة فريدة تحاكي مراحل التطور العلمي، حيث إن المساحات المخصصة لفرق الاكتشاف والبحث والتطوير والتصنيع متصلة ومتداخلة بشكل سلس، ويتم تنظيم تلك المساحات بحيث يتدفق العمل والتواصل بين الفرق بسهولة، حيث يمكن للمعلومات والأفكار أن تتحرك بسلاسة من فريق لآخر
إن وجود هدف واضح لمكان العمل يمكن أن يساعد القادة في اتخاذ قرارات مهمة بشأن المواقع وإدارة الأصول والاستثمارات بطريقة فعالة من حيث استخدام الطاقة وتحقيق أهداف الاستدامة. كما يمكن أن يؤدي إلى تحسين خدمات الاستقبال وتجربة الموظفين في المكان.
فوائد تقليل المخاطر وزيادة المرونة في القرارات الاستثمارية على المدى الطويل
الشركات التي تقوم بجمع مجموعة واسعة البيانات المترابطة تكون أكثر ثقة في اتخاذ قرارات جريئة فيما يتعلق بخياراتها العقارية. يمكن لهذه البيانات أن تمكّنها من الابتعاد عن عقود الإيجار الطويلة الأجل واستكشاف خيارات أكثر تنوعًا ومرونة.
قبل الوباء ، شهدنا زيادة مستمرة في خيارات أماكن العمل المرنة، بما في ذلك المكاتب المزودة بالخدمات 1ومشغلي مساحات العمل المشتركة. اليوم، يقدم المزيد من أصحاب المكاتب ومشغلي المساحات المشتركة مكاتب مرنة ومرافق اجتماعات تحت العلامات التجارية الخاصة بهم. هناك شركات تستأجر مكتبًا أساسيًا في مبنى معين، وقد يكون لديها حاجة مؤقتة إلى مزيد من المكاتب أو مساحات الاجتماعات. وبدلاً من البحث عن مواقع جديدة، يمكن لهذه الشركات الاستفادة من إمكانية الحصول على مساحات إضافية في نفس المبنى الذي يستأجره مكتبها الأساسي.
يمكن للشركات الاستفادة من البيانات المكانية ومعلومات التركيبة السكانية وأداء الموظفين والمعلومات التي تتعلق بتفاعل الموظفين مع مكان العمل وتجربتهم الشخصية، بما يضمن لهم تحسين تجربة العمل في المواقع الحالية وتطبيق مبادئ التصميم واتخاذ إجراءات لضمان تنفيذ الخطط والمبادئ التصميمية في المواقع الجديدة
قبول التغيير المستمر
ليس هناك حل نهائي للعمل المرن، فالعمل المرن يعتبر عملية مستمرة تتطلب من قادة الشركات أن يكونوا مستعدين لجميع التغيرات، ويجب على الشركات أن تقبل أن التغيير، لأنه سيكون موجود دائماً.
يمكننا تشبيه مستقبل شركات العقارات بعمل تجار التجزئة، فكلا الطرفين يتطلب تحليلات ودراسات متقدمة للتعامل مع السلوك المتغير للمستهلكين ومتطلباتهم المتجددة. فالشركات العقارية تحتاج إلى التكيف والاستجابة للتغيرات في سوق العقارات وتلبية احتياجات العملاء لكي تضمن النجاح.
قد تواجه الشركات تحديات مختلفة في تلبية احتياجات أماكن عملها. فمثلاً، بعض الشركات قد تجد أن الأفضلية ليست لتخصيص مكتب دائم لكل موظف، بل لزيادة ميزانيات السفر والاعتماد على مساحات عمل مرنة يمكن استئجارها حسب الحاجة، وخدمات قاعات الاجتماعات. بينما قد يرى آخرون أن تواجد الموظفين في المكتب لعدد أكبر من الأيام هو الحل الأمثل لزيادة الإنتاجية. ومن أجل جذب الموظفين الموهوبين في صناعة معينة، قد تحتاج الشركات إلى توفير خيارات مرنة، مثل السماح للموظفين بالعمل من المكتب ليوم واحد فقط في الأسبوع. في هذه الحالة، يكون من الضروري أن تكون الشركة ملتزمة بتحقيق أقصى قدر من الفعالية في هذا اليوم من خلال توفير الدعم والموارد اللازمة للموظفين.
هناك أهمية كبيرة للتكيف والمرونة في ممارسات واستراتيجيات أصحاب العمل. تعترف الشركات الرائدة بأن العالم وسوق العمل في تغيير مستمر، وبالتالي، ما يعتبر فعالاً اليوم قد لا يكون كذلك بعد بضع سنوات. لذلك، يجب أن تكون أنظمتهم واستراتيجياتهم قادرة على التكيف مع التغييرات.
استقطاب الشركات الرائدة كمستأجرين: أفضل الممارسات للمالكين والمشغلين
يتمتع الملاك والمشغلون في مجال العقارات بفرصة للتمييز عبر تلبية توجهات العمل المرن. يمكن تحقيق هذا من خلال إنشاء مساحات عمل مبتكرة وإبداعية، واستخدام التحليلات لفهم احتياجات المستأجرين، وتقديم مرونة في الخدمات والمساحات المتوفرة، بالإضافة إلى توفير خدمات ضيافة عالية الجودة. في سوق مشبع، يُعد التركيز على احتياجات المستأجرين ومعالجتهم كجزء من مجتمع هو مفتاح للنجاح.
في المدن الكبرى حيث يكون سوق عقارات المكاتب مزدحمًا2 ، يتوجب على المالكين والمشغلين تبني استراتيجيات للتميز. يمكن تحقيق ذلك عن طريق فهم احتياجات العملاء بالطرق التالية:
استخدام تكنولوجيا إدارة التوريد لتعزيز قدرة المستأجرين على فهم وتحسين استغلال المساحات
يتعاون المشغلون العقاريون مع الشركات لمعالجة أي فجوات في استراتيجيات إدارة القوى العاملة لديهم ويقدمون حلول متنوعة. يشمل ذلك تحسين تتبع البيانات بشأن استخدام الموظفين للمساحات المكتبية وتوفير معلومات واضحة ودقيقة حول كيفية استهلاك الطاقة داخل المباني، مما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بتوزيع المساحة والامتثال للمعايير البيئية.
تجربة التكنولوجيا المتصلة بالكامل تعني استخدام أدوات تكنولوجية لتحسين تجربة الموظفين ودعم الإدارة التنفيذية. يمكن للموظفين استخدام تطبيقات على الهواتف الذكية لتنظيم جداولهم والتواصل مع الإدارة، في حين يمكن للإدارة استخدام برامج خاصة ولوحات معلومات لمراقبة وتحسين أداء المباني وإدارة الموارد بكفاءة.
تطوير منتجات قابلة للتكيف: استراتيجيات الاختبار والتعلم
يعمل الملاك الذين يتطلعون إلى المستقبل عن كثب مع المؤجرين لضمان إنشاء المساحات لاستيعاب احتياجات التحول للموظفين. يمكن أن تشمل الخيارات في البيئة المبنية أثاثًا وتصميمات معيارية ومساحات عمل واجتماعات مشتركة. يمكن للملاك أيضًا استضافة الأحداث وتقديم وسائل الراحة في المبنى وربط المستأجرين بالخدمات والأنشطة في الحي المحيط ؛ يمكن أن تتغير هذه العروض بمرور الوقت لتناسب احتياجات المستأجرين المتطورة.
في المستقبل، يمكن لأصحاب العقارات أن يساعدوا الناس في تقييم وتطوير أفكار جديدة لكيفية العمل من خلال مشاريع تجريبية. يمكنهم متابعة ردود الفعل وتقييم النتائج من هذه التجارب والتعامل معها بشكل مناسب.
يواجه قادة الشركات تحديًا في تحويل طرق العمل لتكون مستدامة وسريعة الاستجابة. يساعد العمل المرن والاستفادة من التكنولوجيا الشركات على زيادة الإنتاجية وتوفير التكاليف. ومع ذلك، يتطلب هذا التغيير جهودًا لتعديل الثقافة التنظيمية وتحسين البنية التحتية.