Ops 4.0: The zero hour for a budget-driven transformation

Ops 4.0: La hora cero para una transformación enfocada en el presupuesto

Las técnicas analíticas sofisticadas logran que elaborar presupuestos base cero sea más factible, flexible y rentable que nunca para toda la organización.

Utilizado por primera vez casi un siglo atrás, el presupuesto base cero ha demostrado ser una herramienta muy útil para lograr miles de millones de dólares en ahorros de costos. Varios de los ejemplos más conocidos involucran a compañías del sector de consumo, donde el lento crecimiento exigía medidas drásticas.

Pero en otros sectores, el escepticismo aún persiste; los ejecutivos temen que estas ideas demanden demasiado tiempo y atención de la organización, dejando poco margen para el resto de las tareas, y que como consecuencia de ello el presupuesto base cero (ZBB) sea un ejercicio por única vez.

Sin embargo, algunas compañías ya están poniendo herramientas analíticas para ZBB simples a disposición de prácticamente todos los empleados con responsabilidad por la elaboración de presupuestos. De esta manera, logran velocidad, escala y sostenibilidad a lo largo de todo el proceso de ZBB, y capturan ahorros de costos de entre el 10 y el 25 por ciento en el primer año y beneficios adicionales a futuro.

Tomar mejores decisiones. La prueba está en el presupuesto. Históricamente, aplicar ZBB involucraba crear plantillas minuciosas y cotejar cientos de plantillas con diferentes estructuras de datos y niveles de calidad y granularidad. Las plataformas de planeación integrada actuales incorporan toda la información necesaria, incluidos en algunos casos benchmarks detallados con datos de varios años o incluso décadas.

Así, los gerentes están en mejor posición para tomar decisiones que balanceen consideraciones de políticas (como el uso de tickets no reembolsables) con variables como tarifas, costos de alojamiento promedio, época del año, país y nivel jerárquico del pasajero. La plataforma integrada facilita la iteración de componentes individuales del presupuesto en ambas direcciones: descendente (de ejecutivos a planificadores) y viceversa, en un ciclo bien definido. El resultado es un presupuesto basado en insights detallados, con responsabilidades claras por cada ítem, lo que representa un enorme cambio cultural.

Sostener la nueva cultura. Estas mejoras pueden sostenerse fácilmente año tras año. Una compañía global creó un centro de excelencia donde los analistas de ZBB trabajan con los responsables por cada categoría de costos para actualizar categorías y precios, de manera que cada nueva versión del presupuesto utilice los datos más recientes. Esa inversión de tiempo ayuda a garantizar que la mejora continua se extienda al propio proceso ZBB.

Este artículo ha sido adaptado de “Ops 4.0: Fueling the next 20 percent productivity rise with digital analytics”.

Sobre el/los autor(es)

Mercedes Goenaga es experta senior de la oficina de McKinsey en París; Philipp Radtke es socio senior de la oficina de Múnich; Kevin Speicher es socio senior de la oficina de Chicago; y Rafael Westinner es socio de la oficina de Madrid.

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