Как реорганизовать закупки для повышения устойчивости

В этих условиях важно укреплять устойчивость организации, особенно в области закупок и цепочек поставок. Для этого в краткосрочной перспективе нужно добиться стабильности поставок и цен, в среднесрочной — минимизировать издержки, а в долгосрочной — закрепить успешные кросс-функциональные подходы и инструменты обеспечения устойчивости.

Перспективное решение — создать нервный центр в сфере закупок. В таком центре вместе работают специалисты по управлению цепочками поставок, планированию, финансам, операционной деятельности, а также технические эксперты. Если у нервного центра есть достаточные полномочия и стратегическое видение, организация гораздо быстрее реагирует на проблемы. Например, при росте инфляции можно быстрее разрабатывать механизмы экономии затрат, находить альтернативные источники сырья и поставок, развивать отношения с поставщиками и таким образом находить новые источники создания стоимости.

Чтобы организовать эффективный нервный центр, нужны следующие ключевые шаги.

  1. Подготовить инфраструктуру: проработать последовательность действий, внедрить дэшборды для отслеживания инициатив и т. д.
  2. Классифицировать категории закупок по степени инфляционных рисков. Это имеет смысл сделать на основе единой матрицы, отражающей привязку категорий к индексам цен и динамику инфляции.
  3. Понять оптимальный уровень затрат и безвозвратных издержек. Модели оптимальных затрат позволяют увидеть, от чего зависят затраты поставщиков, а это открывает возможности для экономии.
  4. Выработать и внедрить конкретные меры, в том числе коммерческие — например, максимизация закупок по категориям, не подверженным инфляции, — и технические (корректировка размера партий, порядка закупок, исключение из спецификаций дорогостоящих товарных единиц и т. д.).

Опыт компаний, первыми создавших нервные центры в сфере закупок, подсказывает ряд важных уроков. Прежде всего нужно определить действительно стратегических партнеров и сотрудничать с ними более тесно. Важно целенаправленно искать и устранять источники потерь — это позволит быстрее справляться с краткосрочными вызовами. Рост цен на сырье затрагивает и покупателей, и поставщиков, поэтому обе стороны заинтересованы в обоюдной выгоде — вопрос в конкретных стимулах. Изменения в структуре материальных затрат дают наибольшую экономию, поэтому важно использовать такие подходы, как проектирование с заданной стоимостью. Поставщики хотят планировать на долгосрочную перспективу, поэтому они будут готовы к уступкам в обмен на долгосрочные договоренности.

Читать подробнее на английском

к Вестнику McKinsey