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Desde a pandemia de COVID-19, muitas empresas vêm implementando padrões de trabalho flexíveis em busca de uma melhor experiência para os funcionários, de uma redução dos gastos com imóveis e de operações mais sustentáveis. No entanto, uma pesquisa feita pela McKinsey com executivos das áreas de imóveis e experiência dos funcionários de 50 empresas revela que a maioria das organizações abordou essa questão apenas de modo superficial.
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A pesquisa perguntou até que ponto as empresas já implementaram 12 práticas que a McKinsey identificou como fundamentais para o desenvolvimento de estratégias de trabalho híbrido eficazes e sustentáveis (para uma descrição da pesquisa, veja o box “Nossa metodologia”). As respostas indicam que muitas empresas estão enfocando dados e tecnologias úteis e pensando estrategicamente sobre o trabalho presencial e o remoto, mas a maioria ainda enfrenta dificuldade em encontrar o equilíbrio certo na criação de modelos de trabalho “verdadeiramente híbridos”. Mesmo algumas das empresas com mais visão de futuro estão deixando em aberto tanto as melhorias de desempenho quanto os gastos imobiliários.
No presente artigo, analisamos os resultados mais de perto e identificamos o que as empresas estão fazendo bem e em que aspectos podem melhorar. Também esclarecemos como vários stakeholders podem usar os insights da pesquisa para definir seus próximos passos. De acordo com nossa experiência, as empresas que descobrem como os funcionários estão usando os espaços de trabalho e entendem quais mudanças são necessárias para atender às necessidades deles são capazes de alocar o capital com maior eficiência e de projetar locais de trabalho mais adequados.
Os incorporadores e operadores também têm a oportunidade de ajudar os locatários em seu processo de transformação de sua força de trabalho e das experiências no local de trabalho que oferecem. Os investidores e proprietários de imóveis podem atrair ocupantes de alto nível ao entenderem os novos imperativos do setor e oferecerem serviços e soluções empresariais, além dos espaços físicos.
As empresas solucionaram apenas uma parte da equação do trabalho híbrido
Os resultados da pesquisa revelaram que quase um terço das estratégias sobre as quais perguntamos, como coletar dados de sentimento dos funcionários e levar em conta a sustentabilidade, estão sendo aplicadas consistentemente (quadro). Outro terço dos comportamentos que identificamos como melhores práticas, como utilizar tecnologias avançadas de local de trabalho e criar sistemas que permitam trabalhar em qualquer lugar, foi relatado como tendo sido adotado por um número menor de empresas. E outro terço das melhores práticas, como a implementação de um sistema de testes e medição e a documentação de processos, está escapando até mesmo aos ocupantes mais voltados ao futuro.
Observamos que relativamente poucas empresas têm abordado ambiciosamente todo o espectro de capacidades que criariam uma experiência de trabalho de nível excepcional – o que achamos surpreendente, já que os possíveis benefícios são muitos. Para algumas, percepções antigas – como a ideia de que mais dias no escritório são a medida do sucesso – podem dificultar mudanças significativas. Para outras, voltar às velhas normas talvez seja mais fácil do que imaginar novas maneiras de trabalhar. As empresas podem achar que criar ambientes atraentes e inclusivos requer recursos significativos, tanto financeiros como de liderança. Apesar de toda a dificuldade que pode haver em focar nas 12 práticas descritas na pesquisa, acreditamos que as vantagens, que incluem a possibilidade de redução dos gastos com imóveis e de aumento da satisfação e do desempenho dos funcionários, valem o esforço.
A maioria das empresas está dominando várias capacidades básicas
Quase todos os entrevistados concordam que sua organização criou sistemas para coletar feedback dos funcionários sobre a experiência no local de trabalho, o que reflete uma crescente conscientização quanto ao valor de os funcionários terem uma experiência positiva.
Quarenta e um entrevistados concordam que sua empresa identificou os momentos virtuais e presenciais que importam. Essas organizações podem ajudar os funcionários a fazer escolhas inteligentes sobre os momentos em que estarem juntos é mais impactante ou podem avisá-los quando colegas de sua rede estiverem no escritório. Essas abordagens podem ser mais bem recebidas do que uma exigência de comparecer ao escritório em dias específicos, sobretudo se os funcionários não virem vantagem em estar no local de trabalho nesses momentos.
Trinta e sete entrevistados concordam que sua empresa está usando tecnologias avançadas de local de trabalho para permitir que o trabalho seja realizado independentemente do lugar – o que ressalta como ferramentas como as videoconferências e as lousas digitais se tornaram quesitos básicos logo no começo da pandemia. Nossa previsão é de que o próximo horizonte envolverá uma maior adoção da comunicação assíncrona, bem como a integração de tecnologias de realidade aumentada e virtual para ajudar a promover as interações com os colegas.
Por fim, quase todos os entrevistados dizem levar em conta a sustentabilidade ambiental e o risco climático em suas decisões referentes à experiência no local de trabalho, provavelmente um reflexo da crescente conscientização de que os ambientes construídos envolvem altas emissões de carbono e são direta ou indiretamente responsáveis por cerca de 40% das emissões globais de CO2.
Muitas empresas estão apenas a meio caminho das práticas mais dinâmicas
A pesquisa identificou deficiências na maneira pela qual as empresas estão se preparando para mudanças em seus locais de trabalho. Por exemplo, apenas dois terços dos entrevistados dizem que os locais de trabalho físicos de sua organização poderiam ser alterados se os requisitos empresariais mudassem, como no caso de atividades de fusões e aquisições ou de concorrência mais forte por talentos. Menos da metade diz que tem um processo destinado a testar e mensurar novos conceitos.
Vinte e nove entrevistados relataram um alto grau de clareza sobre as metas de sua empresa no que diz respeito à experiência no local de trabalho. Essa pode ser uma oportunidade perdida: o fato de uma empresa ter um norte pode proporcionar uma continuidade valiosa à medida que os líderes testam abordagens de como, onde e quando o trabalho é realizado.
Mais da metade dos entrevistados concorda com a afirmação de que “nossa estratégia de experiência no local de trabalho é determinada por uma ampla gama de conjuntos de dados interconectados”. Isso indica que quase metade das empresas não está usando advanced analytics para sintetizar informações como padrões de mobilidade, dados demográficos e percepções dos funcionários. Ao não aplicarem as técnicas de business intelligence disponíveis à experiência no local de trabalho, as empresas podem ter dificuldade em prever tendências sutis – por exemplo, se uma parcela específica dos funcionários está indo ao escritório com menos frequência do que outras.
Quase todas as empresas estão tendo dificuldade com o trabalho híbrido
Embora as organizações reconheçam que o trabalho híbrido é o novo normal, a maioria ainda não adotou princípios híbridos verdadeiros, que incluem a criação de políticas, fluxos de trabalho e documentação que ajudem os funcionários a entender as formas de trabalho híbrido mais eficazes.
Vinte e dois entrevistados dizem dispor de um executivo específico que é responsável pela experiência no local de trabalho. E apenas 16 entrevistados afirmam que sua organização tem um manual que documenta como o trabalho é realizado, o que significa que está faltando um passo fundamental na criação e comunicação de uma visão unificada do local de trabalho.
Uma abordagem bem documentada do trabalho flexível e um executivo focado em seu sucesso são essenciais para as organizações nas quais o trabalho remoto tem prioridade e para muitas empresas que surgiram após a era da pandemia. As empresas tradicionais, as que são em grande medida baseadas em escritórios e as multinacionais podem ter dificuldade em criar essas capacidades, as quais são cada vez mais cruciais para definir e comunicar a filosofia e a prática de experiência de trabalho de uma empresa.
A excelência da experiência no local de trabalho pode levar a melhores decisões em termos de imóveis
Teoricamente, uma empresa que faz a transição de um modelo no qual todos os funcionários trabalham no escritório o tempo todo para um modelo mais flexível pode melhorar a experiência dos funcionários no local de trabalho e criar eficiências em termos de imóveis. Na prática, devido, em parte, a algumas das deficiências reveladas na pesquisa, as empresas podem estar deixando de obter alguns desses benefícios. Aqui vão alguns exemplos de oportunidades imobiliárias que podem ficar ao alcance das empresas com os mais altos níveis de responsividade a mudanças nos padrões de trabalho:
Um propósito claro para o local de trabalho
As empresas que definiram e comunicaram uma visão de seu plano de trabalho flexível com um norte podem achar mais fácil inspirar os funcionários a voltar ao escritório. Crucial para essa visão é um entendimento nítido de quais momentos realmente importam para os objetivos da empresa, de modo que os funcionários saibam por que são necessários presencialmente e como sua presença contribui para o sucesso. Uma empresa líder em ciências da vida, por exemplo, reprojetou sua sede em torno de uma abordagem que chamou de “siga a molécula”, o que significa que as plantas baixas seguem o desenvolvimento científico – as equipes de descoberta, pesquisa, desenvolvimento e fabricação trabalham em espaços que fluem de um para o próximo.
Um propósito claro para o local de trabalho pode ajudar os líderes a tomar decisões sobre locais, gestão de ativos e investimentos em eficiência energética e outras metas de sustentabilidade, bem como em serviços de hospitalidade e outros serviços experienciais.
Menor risco no longo prazo e maior elasticidade
As empresas que relatam coletar uma “ampla gama de conjuntos de dados interconectados” podem ficar mais confiantes na tomada de medidas ousadas com relação a suas escolhas de imóveis. Uma imagem clara dos dados pode permitir que elas deixem de lado os aluguéis de longa duração e passem a usar uma variedade crescente de opções.
Desde antes da pandemia, tem havido um crescimento constante das ofertas de locais de trabalho flexíveis, inclusive escritórios com serviços1 e espaços de coworking de terceiros. Hoje, há mais proprietários e operadores de escritórios de alto nível oferecendo comodidades flexíveis para escritórios e reuniões usando suas próprias marcas. Em alguns casos, as empresas locatárias podem atender à demanda temporária de mais espaço de mesas ou de reuniões no próprio edifício onde alugam seu espaço principal.
Além dos dados de utilização do espaço em tempo real, as empresas que conectam dados demográficos, de desempenho e de percepção do local de trabalho referentes aos funcionários podem identificar possíveis deficiências na maneira pela qual seus escritórios apoiam ou envolvem populações específicas. Isso pode melhorar a experiência nos locais existentes e, ao mesmo tempo, definir os princípios de projeto e ativação para novos locais.
Aceitar as mudanças em andamento
Qual é a solução definitiva para o trabalho flexível? Muitos líderes de empresa gostariam de chegar a ela e mantê-la para sempre. Porém, o trabalho flexível é mutável por natureza, e as empresas precisam aceitar que a mudança será contínua.
O futuro das equipes imobiliárias corporativas poderá se assemelhar mais à maneira pela qual os varejistas operam hoje. Os varejistas não presumem que o comportamento do consumidor de hoje permanecerá constante; em vez disso, eles usam analytics e testes sofisticados para poderem reagir continuamente às mudanças das necessidades e dos desejos.
Algumas empresas podem achar que suas necessidades em termos de local de trabalho não requerem um escritório específico, mas sim orçamentos mais altos para viagens e para espaço de trabalho e serviços de reunião sob demanda. Outras podem achar que a solução mais eficiente é que todos passem mais dias no escritório. Para concorrer por talentos em um setor específico, as empresas talvez precisem permitir que os funcionários trabalhem no escritório apenas um dia por semana e, portanto, terão de se concentrar em tornar esse dia o mais eficaz possível.
Os empregadores mais avançados entendem que o que está funcionando hoje pode não funcionar em, digamos, três anos e que seu sistema precisa ser responsivo. A capacidade de testar, errar, aprender, revisar, melhorar e dar escala pode gerar a combinação de melhor desempenho de políticas, projetos e estratégias de ativação.
Proprietários e operadores podem atrair empresas líderes como locatárias
Proprietários e operadores têm a oportunidade de diferenciar suas ofertas respondendo de antemão a algumas das perguntas que o trabalho flexível levanta. Uma maneira é adquirir uma reputação de projeto de espaços criativos e também de uso de advanced analytics, portfólios flexíveis e serviços de hospitalidade. Esses tipos de empresas inovadoras tratam os locatários como membros da comunidade e se concentram no fornecimento de soluções.
Em um contexto no qual o mercado de escritórios flexíveis está fraco em muitas das principais regiões metropolitanas,2 proprietários e operadores que queiram atender os ocupantes com mais visão de futuro podem ganhar uma vantagem das maneiras a seguir.
Fornecer tecnologia para ajudar os ocupantes a entender o uso do imóvel
Os principais players imobiliários trabalham com os ocupantes para que entendam as deficiências em suas estratégias de força de trabalho e oferecem um cardápio de soluções. Isso pode incluir um melhor monitoramento dos dados para que os locatários entendam como seus funcionários estão usando os espaços de escritório, além de transparência com relação ao uso de energia, que os inquilinos podem usar para atender aos requisitos dos relatórios de consumo de energia.
Uma experiência de tecnologia totalmente conectada é voltada tanto aos funcionários (p. ex., por meio de aplicativos de experiência do funcionário) quanto aos executivos (p. ex., por meio de painéis e software de gestão de edifícios).
Oferecer produtos responsivos às estratégias de “testes e aprendizagem”
Os proprietários com visão de futuro trabalham em estreita colaboração com os ocupantes de modo a garantir que os espaços sejam construídos para atender às necessidades variáveis dos funcionários. Entre as opções no ambiente construído podem estar móveis e projetos modulares e espaços de trabalho e reunião compartilhados. Os proprietários também podem promover eventos, oferecer comodidades de edifício e conectar os locatários a serviços e atividades na região ao redor; essas ofertas podem mudar ao longo do tempo para melhor atenderem às necessidades em evolução dos locatários.
Ao ajudar a monitorar e avaliar o feedback dessas explorações e iterações, o proprietário do futuro pode ajudar os membros a avaliar e dar escala a programas-piloto voltados a novas maneiras de trabalhar.
Muitos líderes de empresa de hoje estão ocupados com o debate em curso sobre os dias no escritório, e não com as capacidades e estratégias que estão sendo implantadas para criar uma experiência de trabalho sustentável, responsiva e atraente. Um mundo no qual o trabalho flexível é a norma oferece às empresas oportunidades de criar forças de trabalho mais satisfeitas e produtivas e, ao mesmo tempo, maximizar a eficiência dos gastos com imóveis. Fazer isso da maneira certa não é simples, mas o retorno pode valer o esforço.