Para mejorar su cadena de suministro, modernice la TI de su cadena de suministro

Los problemas de distribución global y las cadenas de suministro cada vez más complejas están obligando a las empresas a modernizar las herramientas que utilizan para prever la demanda y planificar cómo satisfacerla.

Las empresas tienen que modernizar sus cadenas de suministro. Esto era obvio incluso antes de que los puertos congestionados y la escasez de piezas y mano de obra empezaran a atascar las cadenas de suministro al comienzo de la pandemia de la COVID-19 hace dos años.

La capacidad de las compañías para prever la demanda y determinar cómo satisfacerla se ha visto aún más afectada por el alcance cada vez más global de las cadenas de suministro. Y los líderes de las cadenas de suministros no se han hecho ningún favor al aferrarse a sistemas manuales y a software anticuado, incluida una aplicación muy utilizada que es tan antigua que el proveedor pronto dejará de darle soporte.

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Los innovadores han empezado a adoptar sistemas de nueva generación, y el resto está empezando a seguirlos. Las nuevas aplicaciones incorporan inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y análisis de datos para acelerar la toma de decisiones y allanar el camino hacia la planeación autónoma. En nuestra encuesta a docenas de ejecutivos de la cadena de suministro, el 90 por ciento dijo que espera replantear su tecnología de la información (TI) de planeación en los próximos cinco años. Cuatro de cada cinco esperan utilizar, o ya lo hacen, la IA y el aprendizaje automático en la planeación, un factor clave para las implementaciones de la TI en la cadena de suministro.

La modernización puede hacer que las cadenas de suministro sean más resilientes y eficientes. Pero es una inversión importante y el éxito no está garantizado. Según los ejecutivos encuestados, el 60 por ciento de las implementaciones de TI para la planeación de la cadena de suministro lleva más tiempo o dinero de lo esperado, o no logra los resultados empresariales previstos.

Los líderes de la cadena de suministro no se han hecho ningún favor al aferrarse a sistemas manuales y a software anticuado, incluida una aplicación muy utilizada que es tan antigua que el proveedor pronto dejará de darle soporte.

Las empresas pueden mejorar los resultados de los esfuerzos de actualización al incorporar tres elementos críticos en el proceso de adopción de nuevos sistemas de TI de planeación de la cadena de suministro: un diseño de proceso con visión de futuro, una selección de proveedores bien definida y una hoja de ruta de implementación que priorice la obtención de las funciones básicas antes de añadir casos de uso más complicados. Para maximizar la considerable inversión que representa una actualización, las compañías deben reforzar estos elementos con el cambio organizativo adecuado, la actualización de los procesos empresariales y la mejora de las competencias (upskilling).

Por qué es difícil actualizar la TI de planeación de la cadena de suministro

A pesar de las ventajas que ofrecen los modernos sistemas informáticos de planeación de la cadena de suministro, una abrumadora mayoría de empresas sigue utilizando métodos manuales o anticuados, como se ilustra en la Gráfica 1.

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Cerca de tres cuartas partes de las funciones de la cadena de suministro dependen del método más sencillo: las hojas de cálculo. Además, más de la mitad utiliza SAP Advanced Planning and Optimization (APO), una popular pero anticuada aplicación de planeación de la cadena de suministro que SAP introdujo en 1998 y que dejará de soportar en 2027. La proporción de usuarios de APO en determinados sectores es incluso mayor: entre 75 y 80 por ciento de todas las empresas automotrices, de venta al por menor y químicas que encuestamos.

Los líderes de la cadena de suministro saben que los métodos actuales deben cambiar y están tomando medidas en esa dirección. De los ejecutivos encuestados, el 90 por ciento tiene previsto implantar una nueva solución en los próximos cinco años, y el 23 por ciento ya lo ha hecho.

Cuando se actualizan, los líderes de la cadena de suministro añaden capacidades tecnológicas avanzadas. El 20 por ciento de los ejecutivos encuestados ha implementado la IA y el aprendizaje automático para algún tipo de actividad de planeación de la cadena de suministro, y otro 60 por ciento tiene previsto hacerlo en el futuro (Gráfica 2). Las principales aplicaciones de la IA y el aprendizaje automático incluyen la planeación de la demanda, la planeación de ventas y operaciones, y la torre de control, entre otras.

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Varios proveedores de software para la cadena de suministro ofrecen aplicaciones con IA y aprendizaje automático. Según nuestra encuesta, vemos que las empresas están pasando de las soluciones actuales a las futuras que incorporan esas tecnologías avanzadas, como se ilustra en la Gráfica 3.

Sin embargo, hay varios desafíos que se interponen en el camino de la implementación de los nuevos sistemas de planeación.

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Las actualizaciones toman mucho tiempo y son caras

Las empresas se aferran a los sistemas más antiguos por el tiempo y el dinero que se requieren para sustituirlos, aunque las actualizaciones aporten beneficios sustanciales. Los recursos necesarios para una actualización dependen de la complejidad de la cadena de suministro de la compañía. El promedio de las empresas es de 2.8 años desde la selección del proveedor hasta la implementación completa. Las industrias con cadenas de suministro muy complejas, como la farmacéutica, suelen invertir de cuatro a seis años y de €55 millones a €110 millones de euros (de $62.5 millones a $125 millones de dólares) para implementar completamente un nuevo sistema de planeación de la cadena de suministro. Las industrias con cadenas de suministro menos complejas, como la de bienes de consumo envasados, pueden invertir de dos a tres años y unos €15 millones de euros ($17.5 millones de dólares) en un nuevo sistema.

La selección de proveedores es fundamental, y difícil

Cuando actualizan los sistemas de TI de planeación, los líderes de las cadenas de suministro evalúan un promedio de dos posibles proveedores, para determinar qué sistema responde mejor a sus retos específicos de planeación. Pero algunos hablan hasta con ocho. Los líderes de la cadena de suministro suelen examinar a los proveedores en función de los requisitos funcionales, la manera en que un sistema se integra con las aplicaciones existentes de la cadena de suministro y los costos iniciales y operativos.

Las implementaciones no salen según lo previsto

De los ejecutivos encuestados, el 45 por ciento dijo que el mayor obstáculo para lanzar un proyecto era la falta de consenso sobre los requisitos técnicos y de proceso de un nuevo sistema. Otro 35 por ciento dijo que el impacto de un nuevo sistema de planeación no cumplió las expectativas, y el 28 por ciento dijo que tuvo dificultades para crear un caso de negocios convincente que justificara el cambio a un nuevo sistema.

La implementación exitosa de la TI de planeación de la cadena de suministro

Cuando las implementaciones de TI de planeación fracasan, el 60 por ciento de las veces es por una de estas tres razones: no se completan a tiempo, se salen del presupuesto o no ofrecen los resultados esperados. Los fallos son indicadores de que los procesos están mal diseñados o carecen de las capacidades necesarias, o de que el cambio se ha gestionado mal.

Las empresas pueden superar los retos y aumentar las posibilidades de éxito de un sistema de IT de planeación de la cadena de suministro si incorporan tres elementos clave en el proceso de implementación (Gráfica 4).

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Un diseño del proceso de planeación bien articulado

Añadir la automatización no arregla mágicamente los procesos rotos. Para sacar el máximo provecho de los nuevos sistemas, las empresas deben establecer primero procesos de planeación bien definidos. Para ello, tienen que entender sus objetivos y crear descripciones detalladas de las actividades de planeación que cubrirá un nuevo sistema para cumplir esas metas. Para definir los procesos adecuados de principio a fin, las compañías pueden plantearse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son nuestros principales puntos débiles?
  • ¿Cómo sería nuestro sistema ideal de planeación de la cadena de suministro?
  • ¿Qué partes del sistema actual deben cambiar para convertirlo en nuestro sistema ideal?
  • ¿Qué indicadores de rendimiento deberíamos utilizar para medir el éxito?

A partir de ahí, pueden determinar qué procesos de bajo nivel podrían automatizarse y así liberar al personal para que se ocupe de cuestiones más complejas, como la gestión del inventario o la reposición de materias primas. También pueden determinar dónde implementar la IA para tareas muy complejas con las que la gente suele tener problemas, como la previsión de la demanda de los clientes.

Los líderes pueden revisar los pasos existentes en los procesos de planeación para determinar de qué manera los nuevos sistemas podrían ayudar en cada uno de ellos. Para la planeación de la demanda, por ejemplo, un nuevo sistema podría proporcionar previsiones iniciales basadas en análisis avanzados que los expertos revisan y adaptan para crear una previsión única para todas las actividades posteriores. Para la planeación de la oferta, un nuevo sistema podría ayudar a localizar y planear los posibles cuellos de botella. La incorporación de un marco de torre de control en la TI de la cadena de suministro puede resolver los desequilibrios a corto plazo entre la demanda y la oferta, al proporcionar información prospectiva sobre posibles desabastecimientos.

Un proceso de selección de proveedores bien definido

Una vez que los responsables han identificado los procesos que debe cubrir un sistema de planeación, pueden crear un marco para evaluar a los posibles proveedores. El proceso de selección de proveedores consta de tres partes:

  • Una lista de requisitos empresariales. Un conjunto conciso de requisitos que cubra todo el alcance de la aplicación, así como las funciones imprescindibles y las que sería agradable de tener.
  • Criterios de evaluación claros. Los proveedores con sistemas que cumplen los requisitos básicos de la empresa pueden ser evaluados en relación con aspectos más detallados del diseño del proceso, por ejemplo, en cuanto a la manera en que determinadas funciones o herramientas se ajustan a las necesidades de la compañía.
  • Dos o tres casos de uso "imprescindibles". El equipo de la cadena de suministro puede pedir a los posibles proveedores que demuestren cómo sus sistemas gestionarían los casos de uso prioritarios durante una presentación de ventas, para ver qué tan bien funciona la aplicación. En las demostraciones, los usuarios pueden pedir a los vendedores que simulen puntos débiles o problemas comunes con los que ellos se enfrentan, para tener una idea realista de cómo funcionaría el sistema en su entorno.

En lugar de dejar que los líderes sean los únicos que participen en las evaluaciones y demostraciones de los proveedores, las empresas podrían considerar incluir a empleados que aporten una perspectiva de primera línea, como los que utilizan el sistema de planeación existente o los que utilizarían el nuevo software. En una compañía estadounidense de biotecnología que estaba actualizando su sistema informático de planeación de la cadena de suministro, los planeadores de la oferta y la demanda participaron en las demostraciones de los proveedores, ya que serían los usuarios más frecuentes de una nueva plataforma.

Una hoja de ruta de implementación en varias fases

La encuesta realizada a los ejecutivos de la cadena de suministro confirmó que las largas implementaciones de software son uno de los principales puntos conflictivos. Para darle solución es necesario crear una hoja de ruta de implementación bien definida y en varias fases. Esta hoja de ruta prioriza las pruebas y el despliegue de las funciones imprescindibles antes de añadir las que sería agradable tener. Garantiza que el trabajo de implementación pueda realizarse a un ritmo ágil o de sprint con rondas repetidas de diseño y pruebas. Además, incluye todos los componentes de gestión del cambio necesarios para que los planeadores de la cadena de suministro y otros usuarios de un nuevo sistema participen en la implementación lo antes posible, para que la transición sea lo más fluida que se pueda.

Cuando la empresa de biotecnología estadounidense antes mencionada empezó a actualizar su sistema, el equipo de implementación trabajó en sprints de seis semanas, empezando por un producto mínimo viable que solo incluía funciones estándar para que los usuarios pudieran entenderlo y probarlo fácilmente. Después de cada sprint, los errores que encontraban los examinadores se recogían en un registro de problemas y se abordaban por orden de importancia. Los examinadores también aportaron información sobre las funciones que necesitaban para que el sistema saliera a la luz y las que podían añadirse a una lista de tareas pendientes que se abordarían más adelante en el ciclo de desarrollo.

El último paso para poner en marcha un nuevo sistema es hacerlo funcionar en paralelo con el existente durante el tiempo suficiente para garantizar su funcionamiento en el mundo real y seguir introduciendo mejoras antes de eliminar el sistema antiguo.

El cambio a un nuevo sistema no solo es una cuestión de tecnología. Las empresas tienen que capacitar a su personal para que lo use y, así, asegurase de que se comprometa y de que los nuevos procesos y formas de trabajo se mantengan. Una forma de hacerlo es que un equipo, región o unidad de negocios empiece a utilizar el nuevo sistema para mostrar a otros equipos o unidades cómo funciona y comunicar sus ventajas. Los altos directivos deben servir de modelo para reforzar las nuevas formas de trabajo, lo que indica su compromiso con la transformación.

Consideraciones adicionales

Para que una transformación tenga éxito, las empresas también deben hacer lo siguiente:

  • Mantener al cliente en el centro del cambio. Establecer objetivos claros al principio de la transformación que expliquen de qué manera mejorará la experiencia del cliente. Para cada decisión, debemos preguntarnos: "¿Cómo afectaría este cambio a nuestros clientes?".
  • Construir capacidades internas. La formación del personal en las nuevas formas de trabajar que requiere un nuevo sistema facilita y acelera el traspaso al proveedor y hace que la organización dependa menos de la ayuda externa a largo plazo.
  • Utilizar el aprendizaje en persona y en línea. Para que las nuevas formas de trabajo se mantengan, debemos utilizar el aprendizaje experiencial, el modelo de influencia, y crear espacios seguros para el aprendizaje. También ayuda desarrollar capacitaciones en torno a los viajes de los usuarios.

Puede parecer abrumador, pero actualizar los sistemas de planeación de la cadena de suministro es posible con el enfoque adecuado. Y los beneficios potenciales son significativos: mejores procesos de planeación, sistemas que se ajustan mejor a las necesidades de la empresa y, en última instancia, una cadena de suministro más eficiente y resiliente.

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