Desde suas origens na Casa Branca dos tempos modernos, o papel do chefe de gabinete vem se difundindo em todo o mundo dos negócios na forma do chefe de equipe (CE). É um cargo privilegiado que tem acesso à alta liderança e às pautas corporativas mais prementes, mas que requer um foco intenso e habilidades especiais. Um ex-CE nos disse que se trata de um dos trabalhos mais difíceis que se pode ter.
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Não há dois chefes de equipe que estejam na mesma jornada. As responsabilidades podem variar em escopo, do administrativo ao estratégico, dependendo das necessidades da organização e da relação entre o CE e o executivo principal. No entanto, a razão de ser dessa função é sempre possibilitar que esse executivo principal – normalmente o CEO, mas, cada vez mais, outros membros da diretoria executiva – cumpra sua missão.
Nos últimos cinco anos, realizamos fóruns semestrais que reuniram mais de 200 chefes de equipe dos setores público e privado. A partir de conversas com eles e de pesquisas subsequentes, extraímos oito conselhos práticos para ajudar os chefes de equipe a maximizar o impacto de sua função – tanto para os executivos a que eles servem quanto em sua própria carreira.
1. Chegue a um acordo quanto à descrição do cargo
O CE e o executivo principal devem definir explicitamente, de antemão, o escopo e os direitos de decisão da função. Você terá total controle sobre questões administrativas? Atuará como representante do CEO em reuniões da liderança ou do conselho? Poderá até gerenciar projetos especiais, como implementar um novo conjunto de prioridades corporativas ou criar uma nova área? Uma CE nos disse que tocar um projeto junto com suas responsabilidades normais permitiu que ela aumentasse sua experiência na área, ajudou-a a conhecer mais colegas e lhe permitiu ver como a organização operava.
Estabelecer a descrição do cargo deve ser um processo iterativo que refine o escopo da função à medida que as suas aptidões e as necessidades do executivo principal fiquem mais claras. “Você tem que ser direto com [o executivo principal] e conseguir que ele se defina, sabendo que o espaço em que você está vai evoluir”, nos disse outro CE. “A sua função vai mudar, a empresa vai mudar e o mercado vai mudar.”
O tamanho da equipe que o CE gerencia é outro fator que determinará as responsabilidades da função. Em muitos casos, o CE tem de supervisionar (e às vezes montar) o escritório do CEO, liderando uma equipe de até 20 pessoas em uma missão que pode ser nebulosa e politicamente delicada. O tamanho da equipe pode ser determinado, em parte, pelo número de executivos com seu próprio chefe de equipe. Nessas situações, pode ser fácil as pessoas acabarem “negociando umas com as outras”, nas palavras de um CE que enfrentou essa situação; portanto, lembre-se de se concentrar nas prioridades estratégicas do seu executivo principal para a organização.
O CE de um CEO, em última análise, serve não apenas ao líder da empresa, mas também à equipe de gestão mais ampla; por isso, é importante que o CEO comunique os parâmetros da sua função aos executivos seniores e à organização como um todo. Isso servirá para legitimar o seu cargo e para esclarecer as responsabilidades e o escopo de poder da função.
2. Cultive a confiança.
Ganhar a confiança do seu executivo principal é uma prioridade maior do que qualquer outra. Em geral, o CE tem conhecimento dos assuntos mais reservados do executivo – tanto pessoais quanto profissionais. Desse modo, você precisa conquistar um grau de confiança mais alto do que foi necessário nos seus relacionamentos de supervisão anteriores, segundo o que nos disseram vários chefes de equipe. Para tanto, talvez seja necessário fazer muitas perguntas para obter esclarecimentos e fazer “checagens de sentido” frequentes para garantir que você e o executivo principal estejam em sintonia – algo com o qual executivos experientes podem ficar pouco à vontade.
A confiança é particularmente crucial em um aspecto frequente da função: atuar como caixa de ressonância e conselheiro do CEO. Com uma perspectiva imparcial complementada por interações com muitas partes da organização, você está bem-posicionado para oferecer uma visão diferenciada das questões e, quando for o caso, até mesmo questionar o raciocínio do CEO. Demonstrar coragem para ter essas conversas desde o início ajudará muito a desenvolver a confiança mútua.
A transparência é um elemento essencial para cultivar a confiança; portanto, mesmo antes de assumir o seu cargo, discuta as suas prioridades e maneiras de trabalhar com o seu executivo principal – e com o CE que estiver de saída, se houver –, para garantir que você entenda as expectativas. Boas doses de autocontrole e de humildade também são qualidades importantes para um CE eficiente. “Eu sempre havia sido o líder nas minhas funções anteriores”, nos contou um CE. “Agora não sou, e essa é uma grande mudança.” Outro observou: “O seu trabalho não é passar uma boa imagem a seu respeito, mas transmitir uma boa imagem do seu executivo principal”.
Como a sua eficácia depende, em parte, de conquistar a boa vontade de muitos stakeholders, você também precisa ganhar a confiança da equipe de liderança como um todo. “É um equilíbrio difícil ser uma pessoa de confiança do executivo principal, uma caixa de ressonância para a equipe dele e, ao mesmo tempo, apresentar delicadamente um conjunto de ‘verdades nuas e cruas’ a ele como e quando necessário”, comentou um CE.
Por fim, não se esqueça de que o seu executivo é humano e talvez esteja enfrentando inseguranças e dúvidas que todos nós temos eventualmente. Um ex-ministro de estado contou que os chefes às vezes precisam do chefe de gabinete para ajudá-los a manter o ânimo em tempos difíceis e observou que ele valorizava o senso de humor de seus próprios chefes de gabinete.
3. Acerte logo no começo
Fazer uma transição suave para essa função é mais importante do que na maioria dos outros cargos, já que o líder da organização dependerá de você desde o primeiro dia. “Tenha total clareza sobre como entrar em cena; caso contrário, você criará ruído”, advertiu um CE. Muitos chefes de equipe que entrevistamos falaram de seu primeiro dia do investidor, sua primeira reunião do conselho ou sua primeira reunião geral como uma prova de alta pressão e recomendaram identificar (juntamente com o executivo principal) marcos iniciais nos quais é essencial acertar.
Tão importante quanto os seus próprios primeiros acertos é ajudar um novo CEO nos primeiros acertos dele. Em artigo recente, destacamos como os CEOs recém-chegados podem aproveitar ao máximo seus primeiros dias na função1 O CE precisa entender essas prioridades iniciais; portanto, pergunte ao seu executivo principal como ele quer que a organização o veja e o que o deixaria mais decepcionado, no dia em que fosse deixar o cargo, por não ter realizado. O que ele disser deverá servir de base para as suas próprias prioridades; portanto, verifique regularmente se elas continuam bem sintonizadas com as do executivo principal.
4. Cuide para que o escritório do CEO não seja uma ilha
Parte do seu trabalho é atuar como guardião de um executivo principal que enfrenta enormes demandas de tempo. Contudo, reservar o tempo do CEO para assuntos prioritários não deve chegar ao ponto de isolá-lo. Pelo contrário, o CE deve ajudar a conectar o líder ao resto da organização e garantir que ele seja visto como acessível. Uma CE mencionou que, em seus primeiros dias no cargo, ela demonstrou ser bastante visível e acessível. Por estar fisicamente presente no escritório, ela era uma referência natural para os membros da equipe, o que, por sua vez, dava a esses colegas uma sensação de conexão mais próxima com o chefe.
Para perpetuar essas conexões, alguns chefes de equipe ajudam seu executivo principal a desenvolver canais de comunicação com diferentes partes da organização, com foco não apenas em um ritmo regular de interações, como também na qualidade delas (por exemplo, enviar mensagens pessoais a funcionários que conquistam grandes vitórias ou que estão passando por um período difícil). Porém, essa comunicação não pode fluir em apenas um sentido; o executivo principal também deve se envolver nas preocupações dos funcionários em conversas informais, cafés da manhã ou visitas às áreas da empresa.
5. Exerça influência sem fazer política
Na qualidade de CE de um CEO, você tem um superpoder: as pessoas atendem o telefone quando você liga. A função certamente dá prestígio, mas com isso vem a tarefa complicada de exercer influência sem ter autoridade explícita. Como elo direto com o executivo principal, você tem autoridade por tabela, mas deve indicar claramente quando estiver falando em seu próprio nome e quando estiver falando em nome do seu chefe. E não fique atolado na política interna, alertam os chefes de equipe. De fato, o CE tem de dominar o delicado malabarismo de fazer parte da equipe de liderança e manter independência dela. Consequentemente, essa função pode ser solitária – não está claro a quem você pode confiar informações. Assim, alguns chefes de equipe contam com coaches executivos que atuam como fontes de perspectiva imparcial.
Assim como um novo CEO muitas vezes percorre a empresa em busca de opiniões, um novo CE também deve estabelecer muitos canais de comunicação e criar relacionamentos com colegas de diferentes níveis da organização. Essa rede pode permitir que você sinta melhor o clima da instituição, desenvolvendo uma perspectiva “de fora para dentro” que pode ser usada para ajudar o executivo principal a medir constantemente o pulso da organização.
6. Aprimore a sua visão periférica
O CE atua como os olhos e ouvidos do executivo principal, ajudando-o a prever e evitar desafios e surpresas. Um CE observou que os líderes seniores tendem a levar apenas boas notícias ao chefe; um CE com boas conexões sabe e informa a seu executivo principal o que está acontecendo na linha de frente, independentemente de ser bom ou ruim. “É necessário ter uma bússola do que você vê como a coisa ‘certa’ para levar à atenção do seu CEO”, nos disse o CE. Para fazerem isso bem, os chefes de equipe precisam de uma combinação de inteligência emocional, pensamento macro e atenção aos detalhes.
Uma maneira de diminuir as surpresas é ajudar o seu executivo principal a alinhar as agendas profissional e pessoal dele (como viagens de negócios e férias) ao ciclo de reuniões de planejamento, do comitê executivo e do conselho. Também é útil reservar um tempo – semanalmente, se não diariamente – para esquadrinhar o horizonte e se preparar para futuros eventos importantes. Dez minutos gastos pensando nos prováveis tópicos de discussão em uma reunião do conselho ou sessão geral permitirão que você se antecipe a possíveis problemas. À medida que você amadureça na função, isso ficará automático.
7. Assuma o controle da sua função
Embora o ambiente externo, a maturidade organizacional e as prioridades do executivo principal definam o escopo da função de CE, os chefes de equipe com quem falamos enfatizaram a importância de “fazer a função escalar com você”. Na qualidade de CE, você tem uma oportunidade única de desenvolver habilidades e conhecimentos valiosos para a sua carreira futura. O objetivo é ter o máximo de amplitude e de profundidade possível. Não se esquive de assuntos técnicos, mas também não fique atolado nos detalhes de cada iniciativa que esteja em andamento na organização.
Tente encontrar um equilíbrio entre mergulhar em projetos que lhe sejam caros e manter uma visão panorâmica de outros assuntos importantes para o seu executivo principal. Em um determinado dia, você precisa decidir no que se concentrar, e saber quais são as suas próprias preferências e prioridades o ajudará a se direcionar para os projetos que o entusiasmam e para os seus pontos fortes. Um CE deu o seguinte conselho: “o CE pode ser um embaixador das mudanças e, ao mesmo tempo, deve estar pronto para ser um recurso para toda a organização”. Você está em posição de questionar o status quo, mas os chefes de equipe bem-sucedidos alcançam o equilíbrio certo entre ter o controle de sua função e saber quando seguir as regras da organização.
8. Gerencie as transições (incluindo as suas próprias)
Como o papel do CE é muito voltado a relacionamentos, a chegada de um novo executivo principal é um ponto de inflexão. Alguns chefes de equipe têm bons resultados na transição para um novo CEO, mas a função deles costuma ser limitada no tempo (em torno de 18 a 24 meses) e rotativa, em parte devido às fortes demandas. Descobrimos que a maioria dos chefes de equipe tende a sair da organização para sua próxima função nesse momento.
Ainda que ir embora possa parecer um “salto no abismo”, nas palavras de um ex-CE, lembre-se de que a função lhe terá dado uma visão incomparável da organização – experiência que pode ajudá-lo a se destacar em muitos outros cargos. A rede que você desenvolve durante o seu período no cargo também pode ser valiosa para conseguir o seu próximo emprego. Com relação a quando começar a se planejar para a sua próxima função, uma boa regra prática é dedicar 20% do seu tempo a essa tarefa, começando três a seis meses antes do final da sua permanência no cargo.
Algo inerente a qualquer transição é o desafio de aproveitar o entusiasmo do líder que está chegando e a experiência do que está saindo. Você precisará gerenciar a transferência de todas as atividades essenciais, bem como informações delicadas, relacionadas a pessoas – questões que talvez você não queira anotar, mas das quais o novo CEO ou CE deve estar a par.
Para o executivo principal que está chegando, o CE que permanece na função deve equilibrar os aspectos práticos da transição com a aprendizagem do estilo de trabalho do novo líder e das maneiras de bem apoiá-lo e complementá-lo. Para o executivo que está saindo, você deve preparar um plano de transferência e documentar as principais decisões passadas.
Ao sair da função, aproveite a oportunidade para dividir com a organização o que você aprendeu durante o seu período no cargo. Será esse o momento de redefinir alguns elementos da função do CE para corresponder às preferências do novo executivo principal? Devem ser avaliados candidatos internos e externos? A organização pode estar passando por uma transformação cultural ou um realinhamento estratégico que talvez afete as qualificações necessárias para o próximo CE, de modo que a sua contribuição, com base na sua experiência, será valorizada.
A dinâmica entre o CE e o executivo principal deve ser tratada com atenção, talvez mais do que qualquer outra relação profissional. Embora a variabilidade e a intensidade da função a tornem desafiadora, também a tornam estimulante. Os profissionais que transitam com habilidade pelas diferentes fases de sua permanência no cargo provavelmente verão novas perspectivas de carreira se abrir diante deles.