Modernizar las herramientas de TI para mejorar la cadena de suministro

Disrupciones globales en la distribución y cadenas de abastecimiento cada vez más complejas están forzando a las empresas a actualizar las herramientas que emplean para pronosticar la demanda y planear cómo satisfacerla.

Las compañías necesitan modernizar sus cadenas de suministro (CS). Esto era obvio incluso antes de que las congestiones en los puertos y los faltantes de piezas y mano de obra comenzaran a golpear las cadenas de suministro al inicio de la pandemia de COVID-19, hace ya dos años.

La capacidad de las empresas para pronosticar la demanda y determinar la forma de satisfacerla también se vio afectada por la naturaleza cada vez más global de las cadenas de suministro. Y los líderes de CS no han hecho mucho por solucionar estos problemas aferrándose a sistemas manuales y software anticuado, incluida una aplicación muy difundida que es tan antigua que el propio proveedor pronto dejará de ofrecer soporte.

Los más innovadores han comenzado a utilizar sistemas de última generación, y el resto de los jugadores está comenzando a seguirlos. Las nuevas aplicaciones incorporan inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y análisis de datos para acelerar la toma de decisiones y allanar el camino para la planeación autónoma. En una encuesta con decenas de ejecutivos de cadena de suministro, el 90 por ciento afirmó que espera renovar sus sistemas de planeación en los próximos cinco años. Cuatro de cada cinco prevén usar o ya usan IA y ML para planeación, un factor clave para las implementaciones de TI en cadena de suministro.

La modernización tiene potencial para volver más eficientes y resilientes a las cadenas de suministro. Pero representa una gran inversión – y el éxito no está garantizado. Según los ejecutivos encuestados, el 60 por ciento de las implementaciones de TI en planeación de CS requieren más tiempo o dinero que lo esperado o no producen los resultados esperados en el negocio.

Los líderes de CS no han hecho mucho por solucionar estos problemas aferrándose a sistemas manuales y software anticuado, incluida una aplicación muy difundida que es tan antigua que el propio proveedor pronto dejará de ofrecer soporte.

Las compañías pueden mejorar los resultados de las iniciativas de mejora incorporando tres elementos críticos al proceso de adopción de nuevos sistemas de TI: diseño de procesos orientado al futuro, selección de proveedores bien definida y un plan de implementación que priorice el buen funcionamiento de las funcionalidades básicas como paso previo a sumar casos de uso más complejos. Para maximizar la considerable inversión que representa el reemplazo de los sistemas, las empresas necesitan reforzar estos elementos con los cambios organizacionales y las mejoras de capacidades y actualizaciones de procesos apropiadas.

¿Por qué es tan difícil actualizar las herramientas de planeación de cadena de suministro?

A pesar de las ventajas que ofrecen los sistemas modernos de planeación de CS, una mayoría abrumadora de organizaciones aún utilizan métodos manuales o anticuados, como lo ilustra el Gráfico 1.

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Cerca de tres cuartos de las funciones de CS emplean el método más simple: planillas de cálculo. Además, más de la mitad usa Advanced Planning and Optimization (APO), una aplicación popular pero anticuada que SAP introdujo en 1998 y a la que dejará de dar soporte en 2027. La porción de usuarios de APO en algunas industrias es aún mayor – 75 al 80 por ciento en las compañías automotrices, de retail y químicos que encuestamos.

Los líderes de cadena de suministro saben que es necesario cambiar los métodos actuales, y están avanzando en esa dirección. Entre los ejecutivos consultados, nueve de cada diez planean introducir una nueva solución en los próximos cinco años, y el 23 por ciento ya lo ha hecho.

A la hora de modernizar, las compañías eligen capacidades tecnológicas avanzadas. El veinte por ciento de los líderes consultados han implementado IA y ML para algún tipo de actividad de planeación de CS, y un 60 por ciento adicional prevé hacerlo en el futuro (Gráfico 2). Las principales aplicaciones de IA y ML incluyen planeación de demanda, de ventas y operaciones y “torres de control”, entre otras.

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Muchos proveedores de software para CS ofrecen aplicaciones que integran IA y ML. Sobre la base de nuestra encuesta, observamos que las compañías están migrando de las herramientas actuales a las soluciones futuras que incorporan tecnologías avanzadas, tal como se ilustra en el Gráfico 3.

Sin embargo, existen varios desafíos a superar en la implementación de nuevos sistemas de planeación.

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Las actualizaciones requieren mucho tiempo y dinero

Las empresas mantienen sus sistemas antiguos debido a la inversión y el tiempo necesarios para reemplazarlas, aun cuando las mejoras podrían generar beneficios sustanciales. Los recursos requeridos para una actualización dependen de la complejidad de la cadena de abastecimiento de cada compañía. En promedio, una empresa tarda 2,8 años desde la selección del proveedor hasta el fin de la implementación. Las industrias con cadenas muy complejas, como la farmacéutica, típicamente destinan de cuatro a seis años y entre EUR 55 y 110 millones (USD 62,5 a 125 millones) a completar la implementación de un nuevo sistema de planeación de CS. Por su parte, los sectores con cadenas de abastecimiento menos complicadas, como el de bienes de consumo, pueden tardar de dos a tres años e invertir unos 15 millones de euros (USD 17,5 millones) en instalar un nuevo sistema.

La selección del proveedor es clave – y difícil

Cuando actualizan los sistemas de TI de planeación, los líderes de CS evalúan en promedio dos candidatos para determinar cuál de ellos satisface mejor sus desafíos específicos, aunque algunos mantienen conversaciones con hasta ocho. Los ejecutivos de CS típicamente evalúan a los proveedores en base a los requerimientos funcionales, la manera en que el sistema se integra con las aplicaciones de CS existentes, así como el costo inicial y de mantenimiento.

Las implementaciones no salen como lo planeado

El 45 por ciento de los ejecutivos encuestados dijeron que la mayor barrera para lanzar un proyecto fue la falta de consenso acerca de los requerimientos técnicos y de procesos. Otro 35 por ciento afirmó que el impacto del nuevo sistema de planeación no satisfizo las expectativas, y el 28 por ciento expresó que tuvo dificultades para elaborar una justificación convincente de la necesidad de reemplazar el sistema existente.

Cómo implementar con éxito una nueva herramienta de TI para planeación

Cuando las implementaciones de TI fracasan, seis de cada diez veces se debe a una de las siguientes tres causas: no se completan a tiempo, el gasto excede lo presupuestado, o los resultados no son los esperados. Las fallas son indicadores de que los procesos están mal diseñados, se carece de las capacidades necesarias o la gestión de los cambios fue sub-óptima.

Las empresas pueden superar estos desafíos y aumentar las probabilidades de éxito incorporando tres elementos clave al proceso de implementación (Gráfico 4).

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Un proceso de planeación bien diseñado

La automatización no implica una solución mágica para procesos defectuosos. Para sacar el mayor provecho de los nuevos sistemas, las empresas deben primero implementar procesos de planeación bien definidos. Para lograrlo, necesitan entender sus objetivos y crear descripciones detalladas de las actividades de planeación que el nuevo sistema tendrá que cubrir para alcanzar esos objetivos. Las compañías pueden hacerse las siguientes preguntas para diseñar procesos óptimos de principio a fin:

  • ¿Cuáles son nuestros mayores puntos débiles?
  • ¿Cómo sería un sistema de planeación de cadena de suministro ideal?
  • ¿Qué partes del sistema existente necesitan cambiar para convertirlo en el sistema ideal?
  • ¿Qué indicadores de desempeño deberíamos usar para medir el grado de éxito?

A partir de allí, podrán definir qué procesos de bajo nivel automatizar y liberar recursos para tareas más complejas, como gestionar inventarios o reponer materias primas. También pueden determinar dónde implementar IA para tareas que suelen presentar grandes desafíos a sus responsables, como proyectar la demanda de clientes.

Los líderes pueden revisar los pasos existentes del proceso de planeación y definir de qué manera los sistemas pueden apoyarse mutuamente. Para planeación de demanda, por ejemplo, un nuevo sistema podría proveer proyecciones iniciales basadas en analítica avanzada que luego los expertos revisen y adapten de modo de crear un único pronóstico para todas las actividades futuras. Para la planeación del abastecimiento, el nuevo sistema puede contribuir a identificar y a organizarse para posibles cuellos de botella. La incorporación de una estructura de “torre de control” a los sistemas de TI de cadena de suministro ayuda a resolver desequilibrios de corto plazo entre oferta y demanda al proveer información sobre potenciales faltantes de stock.

Un proceso bien definido de selección de proveedores

Luego de que los líderes han determinado los procesos a ser cubiertos por el sistema de planeación, pueden proceder a crear una estructura o marco para evaluar candidatos. El proceso de selección de proveedores consta de tres partes:

  • Una lista de los requerimientos del negocio. Un conjunto sucinto de requerimientos que cubra todo el alcance de la aplicación, así como las funcionalidades esenciales y deseables.
  • Criterios de evaluación claros. Los proveedores con sistemas que cumplen los requerimientos básicos del negocio pueden ser evaluados con relación a aspectos más detallados de diseño del proceso, por ejemplo, la manera en que las herramientas o funcionalidades específicas se ajustan a las necesidades de la empresa.
  • Dos o tres casos de uso “esenciales”. El equipo de cadena de suministro solicita a los potenciales proveedores una demostración de cómo manejará su sistema los casos de uso prioritarios y así evaluar el funcionamiento de la app. Para las demos, los usuarios pueden solicitar a los proveedores que simulen los problemas más frecuentes para obtener una idea realista sobre cómo operaría el sistema en ese contexto.

Y en lugar de dejar que los líderes sean los únicos involucrados en las evaluaciones y demostraciones, las compañías pueden considerar incluir a empleados que provean una perspectiva propia, por ejemplo quienes utilizan el sistema de planeación existente o harán lo propio con el nuevo software. En una compañía estadounidense de biotecnología que estaba renovando sus sistemas de TI de planeación de CS, los planificadores de oferta y demanda participaron en demos con proveedores en su carácter de futuros usuarios de la nueva plataforma.

Un plan de implementación de varias fases

La encuesta que llevamos a cabo con ejecutivos de CS confirmó que las implementaciones de software prolongadas son un gran trastorno. Para evitarlo es menester diseñar una hoja de ruta de implementación claramente definida y de múltiples fases. El plan debe priorizar las características esenciales de los tests y del despliegue antes de incorporar funcionalidades meramente convenientes. Esto garantiza que el trabajo de implementación pueda llevarse a cabo con una metodología de sprints ágiles y varias rondas de diseño y posterior prueba, e incluye todos los componentes de gestión del cambio necesarios para involucrar a los planificadores de CS y demás usuarios del nuevo sistema en la implementación lo antes posible y simplificar la transición.

Cuando la compañía estadounidense antes mencionada inició la actualización de su sistema, el equipo de implementación trabajó en sprints de seis semanas de duración, comenzando por un MVP dotado únicamente de funciones estándar y suficientemente simple para comprender su funcionamiento y comenzar con los tests. Luego de cada sprint, todos los problemas identificados eran registrados y abordados en orden de relevancia. Los evaluadores también aportaron opiniones sobre las funcionalidades esenciales para el lanzamiento y aquellas que podían agregarse a un backlog para consideración posterior en el ciclo de desarrollo.

El paso final en el lanzamiento de un nuevo sistema es hacerlo operar en paralelo con el sistema existente un tiempo razonable para comprobar su buen funcionamiento en un contexto real y continuar mejorándolo antes de discontinuar el proceso anterior.

Cambiar a una nueva herramienta involucra más que tecnología. Las empresas deben capacitar a sus empleados para utilizarla y comprobar que todos están motivados y adhieran a los nuevos procesos y formas de trabajar. Una manera de lograrlo es hacer que un solo equipo, región o unidad de negocios comience a usar la nueva herramienta para mostrar a los demás equipos o unidades cómo funciona todo y comunicar sus beneficios. Los altos ejecutivos deben actuar como modelos a seguir y reforzar las nuevas maneras de trabajar, demostrando compromiso con la transformación.

Consideraciones adicionales

Para que una transformación sea exitosa, las organizaciones deben tener en cuenta además lo siguiente:

  • Mantener al cliente en el centro del cambio. Fijar objetivos claros al comienzo de la transformación que detallen cómo mejorará la experiencia del cliente. Para cada decisión, preguntar: “¿Cómo afectaría este cambio a nuestros clientes?”
  • Desarrollar capacidades internas. Capacitar al personal en las formas de trabajar que requiere el nuevo sistema facilita el traspaso desde el proveedor y vuelve a la organización menos dependiente de la ayuda externa.
  • Usar capacitaciones presenciales y online. El uso de aprendizaje experiencial y la creación de “espacios seguros”, en combinación con el modelo de influencia, ayudan a afianzar la nueva manera de trabajar. Esto también contribuye a enfocar el entrenamiento en los recorridos concretos de los usuarios.

Al principio puede parecer desalentador, pero reemplazar los sistemas de planeación de cadena de suministro es posible si se aplica el abordaje adecuado. Y los beneficios potenciales son significativos: procesos de planeación mejorados, sistemas más adaptados a las necesidades de la organización y, en última instancia, una cadena de abastecimiento más eficiente y resiliente.

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