Eventos digitales con proveedores: Una herramienta para capturar valor en compras

Un evento intenso, de dos o tres días – realizado en forma remota – puede ser una excelente oportunidad para identificar proveedores alternativos, reducir los costos y los riesgos y aumentar la resiliencia.

Las organizaciones y sus líderes se están preparando para la nueva normalidad, y los CPOs de compañías industriales se enfrentan al imperativo estratégico de recortar sus costos. Pero desafíos como fragmentación, falta de transparencia y colaboración limitada entre funciones pueden limitar el potencial de ahorro, especialmente en el caso de piezas de alto volumen y baja complejidad. La continuidad de las restricciones de viaje impuestas con la pandemia de COVID-19 achica aún más el margen de maniobra de los departamentos de compras para optimizar el gasto.

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Otros obstáculos como estrictos requisitos de calificación, combinados con una estructuración y codificación limitadas de las metodologías actuales, implican que las compañías deban recurrir a un único proveedor tradicional cercano a sus instalaciones de producción. Adicionalmente, una larga cola de categorías de gasto simples, “comoditizadas” y muy diversas (como elementos de fijación, pequeñas piezas mecanizadas o componentes electrónicos) suelen pasarse por alto como fuente de iniciativas de eficiencia, pese a presentar un potencial de ahorro significativo. Esto se debe a factores que incluyen la profusión de números de piezas, estrictos requerimientos técnicos y bases de suministro consolidadas que en algunos casos incluyen apenas un puñado de proveedores calificados.

Los eventos digitales con proveedores (conocidos como “digital supplier days” o DSDs) pueden abordar varios de estos desafíos, y condensar semanas e incluso meses de investigación y negociaciones en un único evento de algunos días (Gráfico). Caracterizados por su agilidad, el uso de analítica y las negociaciones remotas, los DSDs están diseñados para abordar categorías fragmentadas y el gasto en la “larga cola”. Al crear un fuerte sentido de competencia saludable entre los proveedores, con visibilidad en tiempo real de los resultados de las negociaciones, los DSDs ayudan a las compañías industriales a construir cadenas de abastecimiento más fuertes y a la vez flexibles, reduciendo los costos en más del 20 por ciento y los tiempos de entrega un 15 por ciento – todo ello en el marco de un rápido proceso de negociación y requerimientos logísticos prácticamente nulos para reunir a los proveedores.

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Los DSDs utilizan una herramienta analítica personalizada para conducir negociaciones en tiempo real por medio de fijación dinámica de objetivos de precio, evaluación de pedidos de cotización (RFQ) en múltiples dimensiones (como costo, tiempo de entrega y calidad) y optimización de escenarios. Aprovechando la proliferación y la creciente aceptación de las plataformas de colaboración remota, esta herramienta posibilita la optimización multi-variable de escenarios de una manera flexible y fácil de utilizar. Esto permite a los usuarios extraer más valor de las ofertas al considerar no solo el mejor precio, sino también los efectos de la calidad y los tiempos de entrega.

Además, la herramienta ayuda a las compañías a identificar la mejor estrategia de compra para cada commodity por medio de simulaciones de asignación de cuotas de mercado basadas en el costo total de propiedad (TCO) y el riesgo de abastecimiento, evitando depender de un único proveedor para insumos clave. Por último, una red de expertos en compras y negociación facilita el despliegue y presta apoyo en la refinación de las tácticas de negociación.

Compañías de todas las industrias han aplicado la metodología DSD para aportar más eficiencia a sus actividades de compra, como tiempos de entrega más cortos y menores costos. Este tipo de eventos han ayudado a las compañías a reducir la carga de trabajo de sus profesionales de compras, optimizar las bases de suministro, aumentar la resiliencia y desarrollar mejores relaciones con sus proveedores.

Por ejemplo, un jugador de la industria aeroespacial y de defensa que negoció 1.400 SKUs en un DSD obtuvo ahorros de costos totales del 20 por ciento, además de consolidar el gasto en un grupo selecto de proveedores más confiables y prácticamente eliminar el riesgo de depender de una única fuente. De manera similar, un fabricante de equipos para la industria de petróleo y gas que negoció 3.100 SKUs en un plazo de cuatro semanas pudo reducir sus costos y los plazos de entrega el 15 por ciento. Varias otras compañías de industrias avanzadas han utilizado DSDs para rediseñar sus estructuras de costos y optimizar las bases de suministro, lo que condujo a relaciones más transparentes y redes de abastecimiento más confiables.

El proceso DSD: Cómo funciona

Los “digital supplier days” reúnen a un gran número de proveedores en un mismo espacio digital. Estos eventos consisten en varias rondas de negociación en paralelo, con fijación de objetivos de precio y optimización de escenarios contractuales en tiempo real, para seleccionar las ofertas ganadoras. Cuentan con soporte de herramientas de video conferencia y negociación digital, que proporcionan transparencia e información inmediata y estimulan la competencia. Y dado que una buena ejecución es resultado de una buena preparación, cinco pasos adicionales, ejecutados típicamente en un lapso de siete semanas, han demostrado ser fundamentales para el éxito de estos eventos.

Definir una línea de base

Una condición previa para las negociaciones en vivo efectivas es una línea de base definida con claridad entre la primera y la segunda semana. Esta base de referencia informa una serie de variables de compras como priorización de ítems, precio (y diferencia con el costo teórico), estrategia de categorías y tasas de repetitividad. Estas últimas pueden analizarse en función de la complejidad y el impacto, y ajustarse por criticidad y características comunes. Para los commodities adquiridos conforme a las especificaciones de los proveedores, una posibilidad es lanzar una iniciativa de estandarización con el fin de ampliar la base abordable.

Descubrir nuevos proveedores

Una de las mayores ventajas de un evento DSD es la oportunidad de negociar con el mayor número posible de proveedores pre-calificados En consecuencia, hacia finales de la tercera semana, es necesario llevar a cabo un examen detallado de proveedores de distintas geografías e industrias para identificar potenciales nuevos socios. Previamente al evento, las evaluaciones de candidatos se basan en factores que incluyen funcionalidades de productos, controles de calidad, certificaciones, salud financiera y confiabilidad, para asegurarse de que puedan cumplir sus promesas. En el caso de commodities de complejidad media, puede ser necesario el alineamiento técnico previo para que los nuevos candidatos presenten cotizaciones adecuadas. Esta base también se potencia con un sub-evento de aceleración del alineamiento, o “maratón técnica”, pensado para comunicar en simultáneo tanto a los proveedores existentes como a los nuevos los requerimientos técnicos y alimentar el sentido de competencia.

Evaluar las RFQs

La evaluación de RFQs puede organizarse en dos etapas, desde comienzos de la tercera semana hasta finales de la semana seis. La primera etapa consiste en lanzar pedidos de cotizaciones – RFQs – para ítems de alta prioridad para confirmar la capacidad y la competitividad de los proveedores, y debe estar acompañada de una segunda ola de RFQs para el conjunto completo de ítems, que se envían a los proveedores actuales y a los potenciales candidatos; los oferentes aceptados son invitados a participar en el evento DSD.

Preparar el DSD

La planificación de las negociaciones y los preparativos logísticos y de TI comienzan entre las semanas tres y cuatro, y continúan hasta el inicio del evento. Este período también se utiliza para presentar las diferentes herramientas digitales a los participantes y terminar de definir la agenda.

Realizar el evento

El DSD propiamente dicho se lleva a cabo a lo largo de varios días y comprende múltiples rondas de negociaciones en paralelo en salas digitales privadas. Una plataforma digital hace posible la participación de un gran número de proveedores (existentes y nuevos) en forma remota. Por su parte, las negociaciones individuales se efectúan por video conferencia según sea necesario. A pesar de la distancia física, el formato de negociación en vivo y los rankings de proveedores en tiempo real generan una atmósfera positiva y competitiva, que estimula a los candidatos a alcanzar el precio objetivo.

El proceso por lo general permite que los compradores y gerentes de categoría mantengan negociaciones con proveedores durante tres a cuatro días. A medida que avanzan en el proceso de negociación, los profesionales de compras de la compañía organizadora registran las ofertas de los proveedores en una plataforma en la nube, y emplean una herramienta dedicada para compararlas con los precios fijados como objetivo y con otras ofertas. La herramienta puede establecer objetivos en forma dinámica y simular escenarios contractuales en tiempo real (incluida la asignación óptima de cuotas). Las cotizaciones de los proveedores son clasificadas y se les asignan volúmenes preliminares, que luego son confirmados por los equipos de compras.

Miembros de los equipos de ingeniería y calidad dan soporte durante el proceso, lo que garantiza un abordaje multi-funcional para desarrollar negociaciones objetivas y la respuesta a todas las dudas de los proveedores.

En la ronda final de negociación, los equipos utilizan escenarios digitales a medida basados en los parámetros informados por los proveedores, como precios o tiempos de entrega. Una vez acordadas las condiciones, los participantes monitorean las variables contractuales, como distribución geográfica proyectada o ahorros a capturar. Un tablero brinda una perspectiva general de los contratos y el gasto clasificado por commodity, oferta, asignación y SKU.

Una vez finalizada la fase competitiva, este formato ofrece una oportunidad de revisión y análisis, previa a la firma de los acuerdos marco.


Las experiencias de grandes compañías industriales han demostrado que los formatos digitales de negociación en vivo pueden generar ahorros significativos de tiempo y dinero para la adquisición de piezas de alto volumen y baja complejidad, además de cementar las relaciones con los proveedores y aumentar la resiliencia de la cadena de abastecimiento. Las herramientas digitales especializadas hacen posible reducir los riesgos en el proceso y optimizar los contratos aplicando analítica en tiempo real. ¿El resultado? Las compañías logran avanzar de “bueno” a “excelente”, con cambios radicales en la forma de negociar, mayor transparencia y creación de valor que se refleja directamente en los resultados.

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