adjoint·e de direction senior

En tant qu’adjoint·e de direction senior, vous devez assurer un soutien administratif complet pour des tâches de complexité variable, en vous attachant à fournir une assistance créative et réactive afin d’optimiser l’efficacité, la performance et le bien-être des collègues soutenu·es.

 Parallèlement, vous devez aussi tenir compte des priorités d’un groupe plus large de parties prenantes, par exemple les équipes de service client, les fonctions ou les pratiques.

Vous contribuerez à leur réussite et à l’amélioration de l’expérience client en faisant preuve de discernement face à des priorités contradictoires, en traduisant les besoins en mesures concrètes et en signalant activement les problèmes tout en proposant des solutions.

Vous gérerez de manière proactive le calendrier et les déplacements, prendrez l’initiative de résoudre les problèmes et offrirez un partenariat stratégique aux collègues soutenu·es, en acquérant une bonne compréhension des priorités et en sachant les traduire en actions concrètes dans divers domaines d’impact.

Vous établirez des relations efficaces et durables avec l’écosystème des collègues soutenu·es (p. ex., la direction, les groupes internes/externes concernés) et les mettrez à profit pour accomplir vos tâches quotidiennes.

Vous produirez systématiquement des livrables bien structurés et précis, vous surveillerez la boîte de réception de vos collègues lorsque cela s’avère nécessaire et vous assumerez l’entière responsabilité d’un processus et/ou d’un projet, généralement dans le cadre de vos fonctions.

Vous classerez vos propres tâches par ordre de priorité sans aide et vous adapterez à de nouvelles méthodes de travail afin d’améliorer l’efficacité. De plus, au besoin, vous coordonnerez et dirigerez les activités d’une petite équipe de pairs ou de collègues moins expérimenté·es.

Vos responsabilités peuvent inclure des tâches liées à la comptabilité, à la gestion et au rapprochement des dépenses, au suivi et à la déclaration des heures de travail. En outre, vous devrez avoir une bonne maîtrise de la gestion financière, du traitement des dépenses à la supervision des finances des projets en cours.

Vous contribuerez à façonner une communauté dynamique et collaborative, par exemple en coachant, en mentorant et en intégrant les pairs et les collègues moins expérimenté·es, et en participant activement aux initiatives locales et mondiales de la firme. Vous travaillerez également en collaboration avec d’autres adjoint·es et la cheffe d’équipe/responsable afin d’assurer les remplacements, d’utiliser au mieux les outils disponibles et d’adopter rapidement les nouvelles technologies et solutions.

Vous contribuerez à l’amélioration continue des outils en les promouvant au sein de la communauté et en fournissant des commentaires aux collègues qui en sont responsables, etc.

Votre rôle pourrait également inclure des tâches liées à la coordination d’autres domaines opérationnels spécifiques, comme l’administration du bureau, le recrutement, la gestion des documents, le soutien administratif aux cellules, la gestion des fournisseurs, l’organisation d’événements, le soutien ponctuel à la gestion des données et des contacts, le soutien aux processus liés au personnel, la planification et la mise en œuvre de projets d’envergure, etc.