A pandemia da COVID-19 colocou uma enorme pressão nos supply chains internacionais, chegando a paralisar fábricas, fechar portos e aeroportos e interromper a entrega de matérias-primas e produtos acabados. No início da pandemia, os departamentos de procurement entraram no modo de gestão de crise para ajudar as empresas a mitigar as disrupções, inclusive obtendo equipamentos de proteção pessoal para os funcionários e ajudando os fornecedores menores a gerir seu fluxo de caixa.
Com base em nossa pesquisa e no feedback de líderes globais de procurement, acreditamos que as empresas podem continuar contando com o procurement para se recuperar da crise atual, da mesma forma que usaram essa função para se recuperar de crises anteriores. No entanto, para que o procurement assuma a liderança, as empresas terão que reimaginar não apenas o que a função faz, mas também como ela opera e quais novas capacidades serão necessárias.
Nossa análise indica que o procurement pode se beneficiar mais se concentrar suas iniciativas estratégicas em cinco áreas principais: aumento da resiliência do supply chain, uso de mentalidade base zero para a elaboração de estratégias de criação de valor das categorias, investimento em inovação e parcerias com fornecedores, aceleração da adoção do digital e do analytics e migração para um modelo operacional ágil. Ao efetuar essas mudanças de maneira proativa, os líderes de procurement podem não apenas reagir a alguns dos piores efeitos da crise, como também se preparar para prosperar no futuro.
O procurement liderou esforços anteriores de recuperação de crises
As empresas têm muito do que se recuperar. No momento em que o presente artigo foi escrito, muitas das maiores economias do mundo estavam passando por contrações econômicas recordes.
Contudo, o procurement já ajudou as empresas a enfrentarem crises mundiais antes. De acordo com nossas pesquisas, nos cinco anos imediatamente posteriores à crise financeira mundial (CFM) de 2008, o retorno total aos acionistas (RTA) de empresas com capacidades de procurement no quartil superior foi 42% superior ao de empresas cujas operações de procurement se situavam no quartil inferior (Quadro 1).
Também constatamos que as empresas com função de procurement de desempenho mais alto viram seu valuation retornar ao nível pré-CFM em média três anos mais rapidamente e foram capazes de reduzir os custos dos produtos vendidos (COGS) como porcentagem da receita, melhorando, assim, o EBITDA em três pontos percentuais a mais do que as empresas com função de procurement de desempenho mais baixo.
Nova crise, novos desafios
Embora o procurement possa desempenhar novamente um papel crucial na recuperação de uma crise, desta vez, os líderes de procurement vão querer adotar uma abordagem diferente para a função, ao lidarem com uma série de questões novas. Em pesquisa recente que realizamos, os principais líderes de procurement na região Ásia-Pacífico apontaram uma diferença significativa entre os esforços de recuperação após a CFM e o que está acontecendo agora. Naquela época, a maioria das empresas se concentrou em estratégias para se recuperar dos efeitos financeiros da recessão. Hoje, além de recuperar a lucratividade e encontrar maneiras de preservar o caixa, as empresas enfrentam os desafios adicionais das mudanças na dinâmica do mercado de fornecimento e nas maneiras de trabalhar, da demanda cada vez mais volátil e da necessidade de reduzir o risco de seu supply chain para torná-la menos vulnerável a disrupções (Quadro 2).
Uma análise mais atenta dos desafios mais significativos mostra exatamente o que os líderes de procurement estão enfrentando:
Fechamentos e disrupções no fornecimento específicos de cada região.
Quando a pandemia causou disrupção nas entregas, ela ressaltou os problemas de um complexo supply chain internacional. Em outra pesquisa da McKinsey, 93% dos líderes de procurement e de supply chain disseram que planejavam aumentar a resiliência de seus supply chains e 44% disseram que, para tanto, estariam dispostos a abrir mão de algumas eficiências de curto prazo – embora esse tipo de dilema possa ser evitável em alguns casos. Desenvolver relacionamentos com fornecedores mais diversificados pode ajudar as empresas a resistir a disrupções adicionais na disponibilidade de suprimentos.
Mudanças na dinâmica do mercado e nos pools de valor.
A pandemia subverteu a dinâmica do mercado e os pools de valor em muitos setores; um exemplo é a expansão dos pools de valor para empresas de tecnologia com plataformas baseadas na nuvem que ajudam os trabalhadores remotos a se comunicar e a colaborar, ao mesmo tempo que fazem pressão sobre os mercados imobiliários comerciais e o setor de aviação civil. Paradigmas que já duram décadas estão sendo derrubados: o sourcing internacional cada vez maior agora está dando lugar à regionalização do fornecimento, e as metas de estoque enxuto vêm sendo redefinidas em favor de um estoque de segurança maior.
Escassez gerada pela demanda volátil.
No início da pandemia, picos de demanda e disrupções no fornecimento geraram escassez de produtos essenciais para o consumidor, como papel higiênico, alvejante e higienizador de mãos. Agora, o setor de construção pode observar uma maior demanda de tipos específicos de serviços, à medida que os governos alocam recursos para incentivar projetos residenciais e de infraestrutura. Os líderes de procurement precisarão colaborar ainda mais estreitamente com as equipes de vendas e de planejamento da demanda para prever e reagir rapidamente às mudanças do mercado.
Mudanças nas maneiras de trabalhar.
O trabalho em casa estava se difundindo antes mesmo da pandemia. A obrigatoriedade de distanciamento social acelerou a reformulação do local de trabalho—e, em particular, a migração para o trabalho remoto – mais do que qualquer pessoa poderia ter previsto. Assim como em outros departamentos, essa mudança mudou o modo de operação do procurement. Reuniões de equipes, visitas a fornecedores, negociações e outras interações presenciais que eram corriqueiras para os profissionais de procurement tornaram-se virtuais ou deixaram de acontecer – tudo isso passou a exigir novas maneiras de trabalhar.
Cinco passos para reimaginar o procurement
Com base em nossa pesquisa, em conversas com líderes globais de procurement e em nosso trabalho com organizações de grande porte, acreditamos que os cinco passos a seguir ajudarão os líderes de procurement a enfrentar a situação atual e preparar suas organizações para o sucesso (Quadro 3)
Aumentar a resiliência do supply chain.
À medida que os supply chains se tornam mais internacionais e interconectados, eles enfrentam uma série de desafios, como a mudança climática, a ascensão de um sistema econômico multipolar, riscos geopolíticos adicionais e o risco de eventos sanitários de massa. Nos últimos anos, pelo menos uma em cada vinte empresas sofreu uma disrupção do supply chain que custou pelo menos $ 100 milhões. As empresas com redes de supply chain complexas, como fabricantes automotivos e de tecnologia, são particularmente vulneráveis.
Este é o momento certo para fazer uma avaliação meticulosa dos riscos do supply chain e gerenciá-los de maneira mais ponderada. As empresas podem gerar mais transparência trabalhando com os fornecedores para obter informações sobre os fornecedores do nível seguinte e suas cadeias de valor upstream. O planejamento da continuidade dos negócios assumiu um novo significado, analisando não apenas a eventualidade de que uma única fábrica do fornecedor seja paralisada, mas também a de que países inteiros fiquem inacessíveis. Simulações semelhantes a jogos de guerra de possíveis disrupções no supply chain podem revelar vulnerabilidades ocultas. Um fabricante internacional de eletrônicos realizou um teste de resistência detalhado de seu supply chain, e descobriu que cerca de um quarto de seus gastos estava em alto risco – concentrado em três categorias de componentes essenciais. Agora, a empresa está implementando um plano de várias etapas voltado a 100 fornecedores, com o objetivo de reduzir os gastos de alto risco em 40%.
Usar a mentalidade base zero para a elaboração de estratégias de criação de valor das categorias.
Os líderes de procurement estão reavaliando as categorias de gastos individuais para aproveitar ao máximo as mudanças na dinâmica do mercado e lidar com os riscos decorrentes das mudanças nos pools de valor. No início da pandemia, algumas das mudanças mais drásticas no pool de valores ocorreram nos setores de imóveis comerciais e de petróleo e gás, que estiveram entre os mais afetados pelas paralisações obrigatórias. Para capturar ou recuperar o valor potencial que as mudanças criaram, os líderes de procurement talvez precisem repensar totalmente suas estratégias para as categorias afetadas. A fim de gerar valor em imóveis comerciais, por exemplo, em vez de simplesmente renegociar os aluguéis, um líder de procurement pode analisar como as práticas de trabalho da organização provavelmente evoluirão no futuro com a ampliação do trabalho flexível e remoto. Ao colaborar com os departamentos de RH e TI em discussões sobre as estratégias das categorias para determinar uma área de escritório ideal, o procurement pode ajudar na obtenção de melhores resultados de longo prazo, por exemplo, enfatizando o “acesso ao espaço de acordo com a necessidade” em vez de simplesmente “mais espaço pelo menor preço”.
Algumas organizações de procurement podem buscar minimizar a exposição ao risco estruturando os contratos de modo a incorporar incentivos de desempenho. Em vez de contratar fornecedores de TI com base no tempo e nos materiais, os departamentos de procurement podem procurar atrelar os honorários do contratado ao desempenho. Ou então podem negociar uma mudança para contratos baseados em assinatura que vinculem os honorários ao uso ou aos resultados, o que pode melhorar o desempenho e reduzir os custos iniciais de capital.
Investir em parcerias e inovação.
As empresas estão buscando oportunidades de criar vantagens competitivas para si mesmas com vistas a reagir à desaceleração causada pela pandemia, inclusive por meio de parcerias e inovação conjunta. Conectar-se a parceiros que possuem uma infraestrutura existente ou um serviço complementar pode tornar mais rápida e fácil a adaptação a um ambiente em mudança. Na Austrália, logo após a crise, os supermercados que precisavam de pessoal extra para fazer frente ao aumento repentino das vendas contrataram milhares de trabalhadores de companhias aéreas que haviam sido dispensados quando as companhias aéreas fizeram downsizing. Uma rede de supermercados indiana implementou entregas em domicílio fazendo parceria com uma empresa local de transporte compartilhado, em vez de assumir o custo de comprar sua própria frota de caminhões. Os investimentos estratégicos também podem ser uma opção atraente, como exemplificado pelos investimentos em plataformas digitais em setores como serviços financeiros, equipamentos industriais e varejo. É provável que as parcerias desse tipo continuem, à medida que as empresas de melhor desempenho procurem criar vantagens competitivas por meio de parcerias com fornecedores para novos produtos ou serviços.
Acelerar a adoção do digital e do analytics.
Os líderes de procurement já falam sobre a digitalização do procurement há algum tempo. Todavia, nossas discussões com eles indicam que o progresso tem sido lento. Muitos estão presos no purgatório dos programas piloto, fazendo pequenos investimentos em casos de uso específicos que nunca escalam a ponto de gerar um impacto empresarial real. A rápida adoção de novas maneiras de trabalhar exigida pela pandemia obrigou as empresas a acelerar a migração para o digital. À medida que o trabalho remoto se torna o novo normal, a digitalização pode ser um viabilizador importante da colaboração eficaz entre as funções. Um fabricante de aço asiático melhorou a colaboração no procurement adotando uma plataforma de negociação com fornecedores baseada na nuvem. Funcionários de procurement, de operações e do departamento jurídico se conectam à plataforma para elaborar e analisar os termos propostos para o contrato, acelerando, em última análise, as negociações com os fornecedores e alcançando melhores resultados.
Para reagir às pressões de margem geradas pela crise e ao aumento da volatilidade, as análises de gastos podem ser uma rica fonte de novos insights e oportunidades que, juntos, criam novas formas de vantagem competitiva. Por exemplo, no procurement de minerais específicos, a análise preditiva já pode ser usada para integrar informações como atividade de mineração, dados de transporte, clima e indicadores econômicos – e é capaz até mesmo de analisar imagens de satélite dos estoques no porto para gerar uma previsão muito mais precisa dos preços de mercado.
Migrar para um modelo operacional pronto para o futuro.
Para liderarem no novo normal, os departamentos de procurement precisam transformar sua maneira de operar e de colaborar com os stakeholders internos e externos. A adoção de um modelo operacional ágil pode ajudar as funções de procurement a se adaptar rapidamente para reagir a dificuldades repentinas no fornecimento. Os métodos ágeis podem ser aplicados às principais questões estratégicas, como a designação de uma “equipe de sprint” multifuncional para acelerar a captura de valor em uma categoria de gastos específica ou a criação de uma “fábrica de negociações” para realizar negociações de contratos ao estilo de uma linha de montagem ou para integrar rapidamente um novo fornecedor.
Essas novas maneiras de trabalhar requerem novas habilidades: engenheiros e cientistas de dados são uma presença cada vez mais comum nos departamentos de procurement líderes, e a demanda por capacidades em dados vem aumentando em toda a função. Os líderes de procurement também querem aprimorar as habilidades pessoais necessárias para cultivar parcerias sólidas com fornecedores e para colaborar com funções internas de toda a empresa de maneira mais ágil e eficaz. Isso exigirá atrair novos talentos e capacitar os talentos existentes. As organizações líderes estão adotando métodos de treinamento virtual e ferramentas digitais gamificadas para envolver os trabalhadores experientes e desenvolver seu talento. As organizações de procurement vencedoras adotarão uma cultura de aprendizagem contínua como modo de vida.
O procurement pode alavancar os esforços de uma organização para se recuperar da pandemia. As empresas voltadas ao futuro darão um passo além e reimaginarão a função por completo para aumentar o valor que ela é capaz de gerar. O investimento em práticas e capacidades mais robustas e prontas para o futuro dará retorno no curto prazo e ajudará as organizações a saírem mais fortes e bem preparadas para qualquer crise vindoura.
