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Como adaptar a aprendizagem no local de trabalho em tempos de coronavírus

Os gerentes não podem pressionar o botão de pausa no desenvolvimento de capacidades; portanto, o momento atual é de aprendizagem virtual. Algumas táticas e estratégias podem ajudar.

Com o adiamento e cancelamento de reuniões presenciais por parte de empresas de todo o mundo em reação ao novo coronavírus (ou SARS-CoV-2), que causa a doença COVID-19, a aprendizagem no local de trabalho está se mostrando uma das primeiras atividades de negócios a serem afetadas, e uma das mais afetadas. Com base em nossas observações no início de março, aproximadamente metade dos programas presenciais até 30 de junho de 2020 foi adiada ou cancelada na América do Norte; em partes da Ásia e da Europa, esse número está próximo de 100%.

No entanto, as empresas não podem se dar ao luxo de deixar o desenvolvimento de capacidades em compasso de espera. Quer a iniciativa seja de recapacitação no nível da unidade de negócios, quer seja de transformação ambiciosa no âmbito da empresa como um todo, as empresas não podem simplesmente pressionar o botão de pausa na aprendizagem essencial no local de trabalho, mesmo que estejam tomando medidas rápidas para colocar a segurança dos funcionários em primeiro lugar.

Para continuar viabilizando e cumprindo as iniciativas de geração de valor, os líderes de aprendizagem têm vários passos táticos que podem ser considerados para proteger os funcionários, adaptar os programas e a maneira de ministrá-los e instituir e ampliar a aprendizagem virtual ao vivo. Os programas de aprendizagem digital e virtual já estavam em ascensão antes da COVID-19, e já vemos um aumento acentuado desses programas de aprendizagem, que muitos funcionários mais jovens adotam.

Além dos passos táticos, existem medidas estratégicas, como a exploração de estratégias alternativas de aprendizagem digital, que os gerentes podem desenvolver durante este período de distanciamento social. As capacidades de aprendizagem mais robustas que surgirem podem ser um resultado positivo desse período preocupante no longo prazo 1 .

Seis ações que constituem melhores práticas, desde as imediatas e táticas até as estratégicas, podem ajudar a manter a dinâmica e os benefícios dos programas de aprendizagem no local de trabalho e contribuir para lançar uma nova base para a aprendizagem virtual eficaz. Essas ações são: instituir uma equipe de reação de aprendizagem, proteger os funcionários que estejam participando de programas presenciais, adaptar a maneira de ministrar os programas, promover a aprendizagem digital, explorar estratégias alternativas digitais e praticar e se preparar para diferentes desfechos.

Instituir uma equipe de reação de aprendizagem relacionada à COVID-19

Para criar um quadro abrangente das ofertas de aprendizagem e das maneiras de adaptá-las a esta nova situação, monte uma equipe de reação multifuncional, composta por membros de todos os grupos relevantes de stakeholders. Eles incluem os colaboradores de RH, os funcionários que ministram a aprendizagem, os técnicos de TI e de plataformas e os fornecedores. Defina um ritmo operacional regular e coordene o trabalho com a iniciativa mais ampla de reação à COVID-19 da empresa. Defina pontos de decisão claros e seja transparente quanto aos critérios de cancelamento ou adiamento de um programa, inclusive quem dará os telefonemas. Alinhe toda a equipe sobre como será feita a comunicação dessas decisões – por exemplo, central ou localmente.

Faça uma triagem rápida de todo o portfólio de ofertas de aprendizagem e defina prioridades com relação ao que será necessário adaptar a um formato virtual ou apenas digital. Quando tiver uma visão clara de todo o portfólio, defina prioridades com relação ao que será desenvolvido. Isso é importante porque você não pode criar versões digitais de tudo e porque precisa ter uma postura estratégica no que diz respeito à alocação de recursos de design escassos. Defina critérios de triagem em torno de uma combinação de métricas de impacto (Qual é a importância do tópico? Em quanto tempo os efeitos serão sentidos? Quantas pessoas serão afetadas?) e de viabilidade (Em que medida o tópico é adequado para ser ministrado digitalmente?). Logo no início, dê prioridade aos programas obrigatórios (como integração de funcionários) e, em seguida, implemente programas de interesse atual (como ensinar habilidades de trabalho remoto, habilidades de gerenciamento remoto e habilidades de liderança em tempos de crise).

Uma boa tomada de decisões nesse período inicial requer informações e dados apropriados. Recomendamos o desenvolvimento de vários produtos mínimos viáveis: um calendário contínuo de seis semanas com os próximos programas e marcos, um mapa de exposição (por exemplo, o número de participantes afetados, por região ou tipo de programa), uma lista de programas a serem reformulados em ordem de prioridade e um painel de controle que mostre o progresso, indicadores-chave e gatilhos de decisão.

Proteger os funcionários que estão participando de programas presenciais

Comece desenhando e executando um plano de apoio aos funcionários que seja coerente com as diretrizes mais conservadoras disponibilizadas pelas principais autoridades de saúde locais e internacionais, como os Centros de Controle e Prevenção de Doenças dos EUA e a OMS. Comunique-se de maneira clara e frequente com os funcionários sobre os próximos programas de aprendizagem e inclua critérios específicos para quando os programas serão adiados, modificados e cancelados.

Caso decida realizar os programas de aprendizagem presenciais, comunique com antecedência as precauções que tomará, como distanciamento social, alternativas aos apertos de mãos e procedimentos reforçados de limpeza e higienização. Com relação àqueles que participam remotamente, certifique-se de que tenham e estejam familiarizados com as ferramentas de colaboração virtual disponíveis, inclusive videoconferências e compartilhamento de documentos baseado na nuvem.

Adaptar a maneira de ministrar programas presenciais

No caso de programas de aprendizagem em andamento com um componente ministrado presencialmente, adapte a maneira de ministrá-lo para reduzir o risco dos participantes. Por exemplo, pense na possibilidade de descentralizar os eventos presenciais. Isso pode implicar a substituição de eventos globais de abertura (kickoff) por vários eventos regionais de abertura ou a substituição de um grande evento presencial por várias sessões de videoconferência em pequenos grupos.

Se as equipes de facilitadores presenciais da empresa não estiverem disponíveis devido a restrições a viagens, considere usar funcionários locais, como gerentes ou ex-alunos de programas anteriores. Prepare-os usando uma abordagem de treinar o treinador. Isso implica que os aspirantes a treinadores passem primeiramente pelo programa como participantes, sejam treinados na melhor maneira de facilitar as sessões e, por fim, recebam feedback de um treinador experiente após sua primeira experiência como facilitadores.

Reconheça que há limites ao que pode ser abordado em sessões virtuais ao vivo, como webcasts, salas de aula virtuais, videoconferências e audioconferências. Por exemplo, essas plataformas podem não funcionar bem para o desenvolvimento de habilidades socioemocionais e interpessoais profundas. Para lidar com essa deficiência, pense no que você pode fazer antes, durante e depois da sessão para maximizar o impacto dela (vide quadro).

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Uma boa sessão de aprendizagem, qualquer que seja o tipo, começa por uma boa experiência do participante. Assegure que a tecnologia tenha sido testada, que os números de discagem locais sejam fornecidos conforme necessário, que os papéis sejam claros (pense na possibilidade de designar um moderador para gerenciar palestrantes e participantes) e que os materiais de leitura prévia sejam distribuídos com bastante antecedência. Durante a sessão, use a tecnologia para manter os participantes envolvidos e estimulados. Por exemplo, mantenha ativa a opção de vídeo nos computadores dos participantes para gerar uma sensação de comunidade, estabeleça as regras logo no início e use ferramentas online para promover o envolvimento, como bate-papo e pesquisas de opinião. Considere também o uso de recursos como salas de descanso virtuais e feedback pós-sessão para simular a experiência presencial o máximo possível.

Promover e aprimorar a aprendizagem digital

Um aumento substancial do uso de formas digitais para ministrar a aprendizagem em todo o mundo está presente em todos os segmentos da força de trabalho, desde os gerentes de linha de frente até os líderes seniores. Em regiões como a Ásia, onde políticas de trabalho em casa e restrições a viagens estão em vigor há semanas, as experiências viabilizadas digitalmente também vêm gerando novos benefícios. Eles incluem um maior senso de comunidade, propósito e foco para pessoas que não estão mais se conectando com seus colegas em um local de trabalho no mesmo espaço físico. Em todo o mundo, as organizações estão usando a aprendizagem digital para aumentar a colaboração entre equipes que trabalham remotamente ou em diferentes fusos horários, fazendo cursos juntos e colaborando em formatos virtuais (como videoconferências e mensagens instantâneas). Esses são bons argumentos para dar ênfase adicional à aprendizagem digital com o aumento do número de pessoas que estão trabalhando remotamente devido à COVID-19.

É muito cedo para dizer como a COVID-19 afetará, em última análise, a adoção acelerada da aprendizagem digital. O que está claramente diferente hoje é que, por enquanto, a segurança das pessoas e a redução de riscos substituíram os custos como principal fator por trás da aprendizagem digital. Para os líderes de aprendizagem, isso abre a oportunidade de promover os atuais portfólios de ofertas de aprendizagem viabilizados digitalmente como uma maneira de ajudar os colegas em tempos difíceis. Uma comunicação focada que lembre aos funcionários que o aprendizado não para quando as viagens são restritas, por exemplo, pode direcionar mais atenção às ofertas digitais disponíveis.

O que está claramente diferente hoje é que, por enquanto, a segurança das pessoas e a redução de riscos substituíram os custos como principal fator por trás da aprendizagem digital.

A adoção de modos virtuais de ministrar a aprendizagem também oferece aos líderes de aprendizagem a oportunidade de aprimorar a experiência digital dos funcionários-alunos. Uma maneira é os líderes associarem a comunicação às motivações individuais dos alunos, como um senso de propósito pessoal, comunitário ou empresarial. Outra é fazer com que os líderes seniores atuem como modelos de comportamentos desejados por meio da participação ativa em cursos digitais.

Quando possível, incorpore componentes de aprendizagem social. Eles podem incluir quadros de discussão, juntamente com jornadas do participante focadas em grupos de pessoas que estão estudando juntas e em um cronograma definido, e não em indivíduos que estão estudando em seu próprio ritmo. Cogite também pequenos projetos em grupo (possivelmente virtuais) para promover o envolvimento, a conectividade e a aplicação.

Por fim, é importante, nestes tempos em rápida evolução, reforçar o vínculo entre os resultados de negócios e o desenvolvimento de capacidades no longo prazo. A aprendizagem não ocorre apenas em eventos únicos e distintos; ela deve ser encarada como parte de jornadas de aprendizagem mais amplas, que duram de 12 a 18 meses e estão claramente ligadas aos resultados de negócios. As restrições a viagens podem afetar os programas de aprendizagem presenciais na situação atual, mas o desenvolvimento de capacidades precisa continuar para que se cumpram as metas de longo prazo.

Explorar estratégias alternativas de aprendizagem digital

As organizações estão promovendo cada vez mais seus atuais portfólios de opções de aprendizagem digital, sendo que algumas dizem também estar considerando migrar alguns dos atuais programas de treinamento presenciais para um formato totalmente digital. Essas iniciativas vão além da simples aplicação de soluções tecnológicas atuais para oferecer salas de aula virtuais. Em vez disso, elas representam uma reformulação mais fundamental da experiência de aprendizagem para permitir experiências de aprendizagem social interativas e colaborativas para grupos de alunos. Os provedores de aprendizagem digital reconhecem que a COVID-19 é catalisadora dessa transição e estão buscando ajudar seus clientes corporativos a acelerar sua transformação. Alguns até oferecem serviços reduzidos ou gratuitos para ajudar a incentivar novos clientes a acelerar essa transição.

A adesão a diversos princípios pode ajudar a migrar um curso presencial para uma experiência totalmente digital. Comece reformulando o “problema da aprendizagem” como uma oportunidade de design e repensando a experiência completa do aluno da maneira que um designer faria. Coloque os objetivos essenciais de aprendizagem em ordem de prioridade e concentre-se atentamente na seleção do conteúdo que cumprirá esses objetivos. No design, use interações mais curtas e dê mais tempo entre as sessões para reforçar a aprendizagem. Enfoque as conexões humanas, sempre que possível, criando interações intencionais e significativas. Por fim, apoie uma experiência de aprendizagem contínua do primeiro ao último contato e garanta a mesma experiência de aprendizagem para todos os participantes.

Enquanto as organizações exploram as implicações de longo prazo de um ambiente cada vez mais digital para a aprendizagem no local de trabalho, pode valer a pena pensar (ou repensar) em soluções tecnológicas não convencionais que possam reduzir a necessidade de interação face a face. Alguns exemplos: simulações de treinamento em realidade virtual e salas de aula virtuais moderadas de última geração. Tudo isso pode viabilizar maneiras novas e diferentes de envolver os alunos. A implementação dessas soluções pode levar mais tempo do que outros itens de ação citados anteriormente, e as empresas terão de ponderar os possíveis resultados em relação às implicações em evolução, no longo prazo, de eventos como a COVID-19 na aprendizagem no local de trabalho.

Praticar e se preparar para diferentes desfechos

Em todo ambiente extraordinariamente incerto, as técnicas de planejamento de cenários devem fazer parte de qualquer abordagem. Uma equipe multifuncional de reação de aprendizagem relacionada à COVID-19 deve se concentrar em praticar a tomada de decisões e a comunicação em diversas situações possíveis. O vírus é sazonal? É possível que as restrições a viagens sejam suspensas em maio, aproximadamente? Se sim, a equipe pode pensar na possibilidade de pré-reservar capacidade após maio para ministrar os programas – talvez com políticas de cancelamento generosas associadas. Da mesma forma, se a demanda de aprendizagem por meios digitais apresentar um aumento constante, a equipe deve se certificar de que sabe qual é a capacidade subjacente necessária para ministrar essa aprendizagem e deve lidar de antemão com quaisquer limitações tecnológicas.

Para ter uma ideia de como esse planejamento pode ser executado, considere avaliar as situações descritas em “COVID-19: Implicações para os negócios” e estabelecer um plano referente a como a aprendizagem no local de trabalho ficaria em cada situação. Praticar reações a diferentes hipóteses permitirá que as equipes testem os planos de reação à COVID-19 e pode aumentar a confiança quando chegar a hora de executá-las.

Os líderes de aprendizagem que implementarem um cuidadoso plano de reação à COVID-19 podem minimizar o impacto da doença no desenvolvimento de capacidades e garantir a segurança dos alunos. Ampliar as oportunidades de aprendizagem – e melhorar a aprendizagem em termos gerais – também pode servir como um ponto positivo para as organizações durante este período difícil.

Sobre o(s) autor(es)

Alok Kshirsagar é sócio sênior da McKinsey no escritório de Mumbai; Tarek Mansour é sócio sênior no escritório de Dubai; e Liz McNally é sócia no escritório de Nova York, onde Marc Metakis é sócio associado.